Biaya obat yang besar memerlukan pengelolaan yang tepat. Proses pengelolaan obat yang paling mengganggu dalam siklus pengelolaan obat di Instalasi Farmasi RSU Sari Mutiara Medan adalah proses pengadaan/pembelian obat. Obat Tingkat pemakaian dan pembelian obat kronis yang tinggi mewakili tingkat pemakaian dan pembelian obat secara keseluruhan. Peningkatan efisiensi pada proses pengadaan/pembelian obat kronis dapat memberikan gambaran peningkatan efisiensi pengelolaan obat secara keseluruhan. Penelitian dengan metode kualitatif ini mengobservasi waktu yang digunakan selama proses pembelian obat dari mulai pemesanan hingga obat diap didistribusikan, dan bertujuan untuk meningkatkan efisiensi pengelolaan obat di Instalasi Farmasi RSU Sari Mutiara Medan dengan menggunakan metode lean. Hasil penelitian dapat merumuskan kegiatan pembelian obat yang beragam menjadi satu alur proses pembelian obat, dalam desain usulan perbaikan tampak pengurangan waktu tunggu, peningkatan presentasi kegiatan value added dan reduksi presentasi kegiatan non value added. Dengan meningkatnya efisiensi proses pembelian/pengadaan obat diharapkan adanya domino effect pada proses pengelolaan obat lainnya. Dalam penelitian ini dicapai kendali biaya dan kendali mutu melalui usulan perbaikan jangka pendek perencanaan kebutuhan obat dengan menggunakan analisis pareto dan VEN, serta metode error proofing dalam evaluasi akhir setiap proses pembelian obat. Penerapan kaizen merupakan usulan jangka panjang yang akan selalu diterapkan dalam setiap analisis proses menggunakan metode lean.
Kata kunci : biaya obat, pengelolaan obat, pembelian/pengadaan obat, metode lean, kegiatan value added, kegiatan non-value added, kaizen, kendali mutu, kendali biaya.

---

Drugs is the most disturbing management process in the drug cycle management in the pharmacy unit of Sari Mutiara Medan Public Hospital. The high consumption and purchase level of chronic drugs represent the high consumption and purchase the whole drugs. Efficiency increasing of chronic drugs procurement/purchase is expected to represent the efficiency increasing of drug management in generally. This qualitative research, using the lean method, observed the time spent from when the drug was ordered until the drug was ready to distribute, with the aim to increase the efficiency of drug management in the pharmacy unit of Sari Mutiara Medan Public Hospital. The results formulate variation of purchasing flow to be one standard future state mapping, and it shows improvement in waiting time, increasing value added activity and reduction non-value added activity. Efficiency increasing of drugs procurement/purchase is expected to have a domino effect for the continuous drug management process. Cost and quality control in this research are obtained through the proposed short-term fixes : using pareto and VEN in drugs demand planning and using error proofing method in every end evaluation of drugs procurement/purchase. Kaizen is applied for the proposed long term fixes and for every flow analysis using lean method.
Keywords : drug cost, drug management, drugs procurement/purchase, lean method, value added activity, non-value added activity, kaizen, quality control, cost control