Abstrak
Latar Belakang: Peran tenaga penunjang kesehatan cenderung terkesan tak kasat mata oleh pasien dan pihak manajemen rumah sakit, padahal tidak kalah pentingnya dengan tenaga medis dan tenaga kesehatan. Maka sering penghitungan kebutuhan SDM tenaga penunjang kesehatan di rumah sakit, termasuk staf pendaftaran rawat jalan, terabaikan, sehingga bisa berpotensi untuk menimbulkan kemungkinan kelebihan atau kekurangan SDM. Karena itulah, rumah sakit memerlukan metode perhitungan kebutuhan karyawan dengan analisis beban kerja, salah satunya adalah WISN yang cocok digunakan di rumah sakit. Rumah Sakit Universitas Mataram sudah menggunakan analisis WISN untuk menentukan kebutuhan staf pendaftaran rawat jalan, namun belum mempunyai standard prosedur operasional (SPO) dan data yang digunakan hanya berdasarkan perkiraan. Tujuan: Menyusun SPO berdasarkan pengembangan mekanisme analisis beban kerja dengan metode WISN untuk menentukan jumlah staf pendaftaran rawat jalan RS Universitas Mataram dan menghitung kebutuhan staf dengan SPO tersebut. Metode: Desain penelitian ini adalah action research dengan teknik total sampling. Subjek penelitian adalah seluruh staf unit pendaftaran rawat jalan RS Unram yang bertugas selama penelitian berlangsung. Data dikumpulkan dari hasil pengamatan selama 15 hari kerja di bulan November 2023 serta dari wawancara mendalam dengan pakar SDM Unram, manajemen, dan kepala unit pendaftaran rawat jalan RS Unram, sebagai dasar untuk melakukan penyusunan SPO berdasarkan pengembangan mekanisme analisis beban kerja metode WISN di RS Unram. Data kemudian dianalisis dengan metode WISN. Hasil: Telah disusun SPO berdasarkan pengembangan mekanisme pelaksanaan analisis beban kerja metode WISN untuk menghitung kebutuhan staf pendaftaran rawat jalan RS Unram. Penambahan dalam SPO ini adalah penentuan waktu dan durasi yang tepat untuk melakukan analisis serta jumlah dan kriteria petugas pengamat, dimana 2 orang subjek penelitian diamati oleh 1 orang petugas. Kebutuhan staf administrasi rawat jalan RS Unram berdasarkan analisis ini adalah 4 orang dengan jam kerja efektif 6 jam sehari, kemudian dilakukan modifikasi dengan perubahan jam kerja efektif menjadi 2 jam 3 menit, maka kebutuhan staf menjadi 11 orang. Alasan modifikasi jam kerja, karena didapatkan terdapat waktu jeda rata-rata 3 jam 57 menit untuk setiap shift kerja (pagi dan sore), dimana pasien sangat sedikit atau sudah habis. Selain itu, dari analisis ini diketahui bahwa durasi rata-rata para staf melakukan tugas pokok mendaftar pasien adalah 2,76 menit. Kesimpulan: Telah dilakukan penyusunan SPO berdasarkan pengembangan mekanisme analisis beban kerja untuk menghitung kebutuhan staf pendaftaran rawat jalan di RS Unram dengan metode WISN. Rekomendasi kepada manajemen terkait hasil penelitian adalah perlunya inovasi di teknologi informasi bila hendak mengurangi jumlah karyawan atau menugaskan staf yang ada di unit lain pada saat waktu jeda tidak ada pasien.
Background: The role of health support personnel tends to seem invisible to patients and hospital management, even though it is no less important than medical personnel and health workers. Sometimes the calculation of human resource needs for health support workers in hospitals, including outpatient registration staff, to be neglected, which could lead to the miscalculation of human resources needs. So, hospitals need a method for calculating employee needs using workload analysis, like WISN that is suitable for hospitals. Mataram University Hospital has used WISN analysis to determine the need for outpatient registration staff, but does not have standard operating procedures (SOP) and the data used is based on estimates. Objective: Develop an SOP based on the development of a workload analysis mechanism using the WISN method to determine the number of outpatient registration staff at Mataram University Hospital and calculate staff needs with this SOP. Method: This research’s design is action research with total sampling technique. Research subjects were all Unram Hospital outpatient registration unit staff who were on duty during the research. Data was collected from observations during 15 working days in November 2023 and in-depth interviews with Unram HR experts, Unram Hospital management, and the head of the Unram Hospital outpatient registration unit, as a basis for preparing SOPs based on the development of the WISN method workload analysis mechanism in Unram Hospital. Data was analyzed using the WISN method to determine the needs of employees in the unit. Results: An SOP has been prepared based on the development a mechanism for implementing the WISN method workload analysis to calculate the need for outpatient registration staff at Unram Hospital. The additions to this SOP are determining the appropriate time and duration for carrying out the analysis as well as the number and criteria of observer officers, where 2 research subjects are observed by 1 officer. The need for outpatient administrative staff at Unram Hospital based on the analysis with this SOP is 4 people with effective working hours of 6 hours a day, then modifications were made by changing the effective working hours to 2 hours 3 minutes, so the staff requirement became 11 people. The reason for modifying working hours is because it was found that there was an average break time of 3 hours 57 minutes for each work shift (morning and afternoon), where there were very few or already finished patients. The other result is the average duration for staff to carry out patients register is 2.76 minutes. Conclusion: An SOP has been prepared based on the development of a workload analysis mechanism to calculate the need for outpatient registration staff at Unram Hospital using the WISN method. The recommendation to the management based on this result is the need for innovation in the field of information technology if they want to reduce the number of employees or tasking the staff in other units during breaks when there are no patients.