Latar Belakang: Proses perawatan di rumah sakit didukung oleh berbagai aktivitas operasional diantaranya pengelolaan logistik dan distribusi perbekalan farmasi. Biaya perbekalan kesehatan merupakan pengeluaran terbesar kedua di rumah sakit setelah belanja pegawai, oleh sebab itu pimpinan rumah sakit perlu mengidentifikasi peluang untuk meningkatkan proses logistik untuk menurunkan biaya dan meningkatkan kualitas pelayanan kesehatan. Untuk meningkatan proses logistik diperlukan pemahaman terkait kinerja rantai pasokan yang saat ini berjalan, sehingga melakukan analisa kinerja rantai pasokan merupakan hal mendasar untuk mengatasi kekurangan dalam aktivitas logistik. Tujuan: Studi ini bertujuan melakukan analisa terkait waste yang ada pada proses perencanaan dan pengadaan obat di RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo, kemudian mencari penyebab dan akar masalah timbulnya pemborosan. Metode: Penelitian ini menggunakan metode kualitatif dengan pendekatan studi kasus. Lokasi penelitian di RSUPN Dr. Cipto Mangunkumo bulan April-Mei 2024. Data primer diperoleh melalui wawancara dengan key specialist informan yang terkait dengan kegiatan perencanaan dan pengadaan dan observasi lapangan. Data sekunder diperoleh dari telaah data realisasi pemakaian obat tahun 2022, data usulan perencanaan dari unit kerja dan hasil rekapitulasi instalasi farmasi tahun 2023, data daftar barang dalam kontrak tahun 2023, datapenerimaan dan data pemakaian obat tahun 2023. Tahapan penelitian disusun berdasarkan lean six sigma dari mulai define, measure, analyze dan improve. Hasil: Jenis waste yang terjadi diantaranya penyedia tidak mengirimkan obat terhadap item perencanaan yang telah memiliki kontrak, obat yang dipesan dan dikirim tetapi tidak memiliki realisasi penggunaan, penyedia bersedia mengirimkan obat tetapi tidak mau berkontrak dengan rumah sakit, penyedia tidak bersedia mengirimkan obat dan tidak mau berkontrak dengan rumah sakit dan adanya pengadaan lain di luar jalur kontrak utama. Dari seluruh waste yang ada terjadinya pengadaan di luar jalur kontrak utama merupakan jumlah waste yang paling sering terjadi sehingga menjadi area improvement pada penelitian ini. Penyebab dari pemborosan yang masih dapat dikontrol oleh internal rumah sakit adalah keterlambatan penerbitan kontrak. Akar masalahnya karena tiap unit kerja yang terkait dengan kegiatan perencanaan dan pengadaan menyelesaikan proses kerja tanpa mempertimbangkan waktu penyelesaian proses sesudahnya, sehingga tujuan dari perencanaan dan pengadaan yang berupa penerbitan kontrak sebelum tahun anggaran menjadi tidak terlaksana. Kesimpulan: Dalam proses yang berjalan secara berkelanjutan diperlukan proses kerja yang terintegrasi berdasarkan komitmen setiap anggota rantai agar tujuan proses tersebut dapat tercapai.
Introduction: The hospital care process is supported by various operational activities including logistics management and distribution of pharmaceutical supplies. The cost of health supplies is the second largest expenditure in hospitals after personnel expenditure, therefore hospital leaders need to identify opportunities to improve logistics processes to reduce costs and improve the quality of health services. To improve logistics processes, an understanding of current supply chain performance is required, so analyzing supply chain performance is fundamental to overcoming deficiencies in logistics activities. Objective: This study aims to analyze waste in the drug planning and procurement at RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo, then looked for the causes and root causes of waste. Method: This research uses qualitative methods with a case study approach. The research location is at RSUPN Dr. Cipto Mangunkumo on April-May 2024. Primary data was obtained through interviews with key specialist informants related to planning and procurement activities and field observations. Secondary data was obtained from a review of drug use in 2022, drug planning proposals from units and results of drug planning recapitulation by pharmaceutical installations in 2023, list of drugs in contracts 2023, drug receive order and drug use in 2023. The research stages were arranged based on lean six sigma method from define, measure, analyze and improve. Results: Types of waste that occur include supplier not sending drugs from planning items that already have a contract, drugs ordered and sent but not having actual use, suppliers willing to send drugs but refusev to contract with the hospital, suppliers refuse to send drugss and refuse to contracts with hospitals and procurements that come from another its main contracts. The procurements that come from another its main contract occurs most frequently, so it is an area of improvement in this research. The cause of waste that can still be internally controlled by the hospital is delays in issuing contracts. The root of the problem is because each unit related to planning and procurement activities completes the process without considering the completion time of the process afterwards, so that the aim of planning and procurement to complete all the procurement contract before end of the year do not achieved. Conclusion: In a process that runs continuously, an integrated work process is needed based on the commitment of each member of the chain so that the process objectives can be achieved.
Tulus Kurnia Indah-Tesis-FKM-Full Text-2024.pdf ::