Abstrak:

ABSTRAK

 Di RS MH Thamrin Salemba selama bulan April - Juni 2011, ditemukan bahwa ada kejadian penundaan pelayanan resep pasien atau back order yang terjadi hampir setiap hari, yaitu 82 hari selama 3 bulan. Atau dapat dikatakan frekuensi kejadian ini sebesar 91,1%. Oleh karena itu, pihak manajemen ingin memperbaiki pengendalian persediaan obat untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas pengendalian persediaan obat, serta meningkatkan mutu pelayanannya. Penelitian ini adalah penelitian riset operasional untuk menyusun model pengendalian persediaan obat. Dalam penelitian ini akan dilakukan analisis ABC pemakaian, ABC nilai investasi, dan ABC indeks kritis; untuk mengetahui obat antibiotik apa saja yang menjadi kelompok A, B, dan C. Selanjutnya akan dilakukan peramalan dengan metode Brown?s Linear untuk kebutuhan obat kelompok A tahun 2012 dan akan dihitung EOQ serta ROP. Kemudian akan dihitung efisiensi TIC yang terjadi jika dibandingkan dengan cara pemesanan RS. Selain itu juga dilakukan wawancara mendalam dengan informan. Pengendalian persediaan di RS MH Thamrin Salemba masih belum dilakukan dengan optimal untuk mencapai efektifitas dan efisiensi. Dengan adanya keterbatasan sumber daya, maka sebaiknya dilakukan pemberian prioritas dalam pengendalian persediaan obat dengan menggunakan analisis ABC. Metode ini membantu pihak manajemen untuk lebih berfokus pada barang-barang yang memiliki nilai lebih tinggi. Untuk mendapatkan efektivitas dan efisiensi pengendalian persediaan obat, dapat dilakukan dengan menghitung EOQ dan ROP. Dengan menghitung EOQ maka biaya persediaan akan berkurang jika dibandingkan dengan cara pemesanan RS (TIC RS : TIC EOQ = 1.32). Selain itu untuk mengantisipasi permintaan yang tidak pasti maka perlu diadakan safety stock. Walaupun biaya persediaan meningkat dengan adanya safety stock (TIC RS : TIC EOQ = 0.77), mutu pelayanan meningkat dan frekuensi back order akan berkurang.

 Abstract

 At the MH Thamrin hospital between April till June 2011, it has been discovered that back orders have been occurring almost every day, happening on 82 days out of 3 months. In other words the frequency of the occurrence is as high as 91.1%. Therefore the hospital management team decided to improve the medicine stock maintenance operation to increase both efficiency and effectiveness of said operation, as well as improving the service quality. This operational research is designed to create a maintenance model for the medicine stock. In this research, in order to sort out the antibiotics into class A, B, and C, the following analyses were used: ABC usage analysis, ABC investing score, and ABC critical index. The analysis would be followed by the Brown's Linear forecasting method to forecast the 2012 A class medicine usage and EOQ as well as ROP would be calculated. After that, the TIC efficiency level will be calculated based on the measurement against the hospital?s ordering policy. To complement the research, in-depth interviews with various informants were also conducted. The stock maintenance method at MH Thamrin hospital has yet to be implemented in an optimal way to reach the desired efficiency and effectiveness level. Due to resources limitation, it is advised to prioritize the medicinal stock maintenance using the ABC analysis method. This method helps the management team to focus more on the products that have higher value over the others. Reaching the desired level of both effectiveness and efficiency in medicinal stock maintenance can be achieved by calculating EOQ and ROP. By calculating EOQ the stock cost of the hospital will decrease compared to the hospital's ordering policy (TIC hospital : TIC EOQ = 1.32). Also a safety stock calculation would be crucial to anticipate the unforeseen demand level. Even though the stock cost will rise by adding the safety stock (TIC hospital : TIS EOQ = 0.77), the service level will increase while back order frequency will decrease.

Abstrak: Penelitian ini merupakan penelitian dekriptif analitik dengan pendekatankuantitatif metode ABC Indeks Kritis terhadap pengendalian persediaan obatantibiotika di Unit Farmasi Rumah Sakit Kusta dr Rivai Abdullah Palembangpada tahun 2014. Hasil analisis ABC Indeks Kritis dari 81 item obat antibiotikayang digunakan pada periode Januari-Desember 2014, 11 item obat atau 13,58%merupakan kelompok A, 32 item obat atau 39,51% kelompok B dan 38 item obatatau 46,91% kelompok C. Kelompok A hasil analisis ABC Indeks Kritisdilakukan perhitungan jumlah pemesanan optimal (EOQ) dan reorder point(ROP), dari hasil perhitungan nilai persediaan cara EOQ dan cara rumah sakitdidapatkan selisih Rp. 49.221.372,- per tahun.

Kata Kunci : ABC Indeks Kritis, EOQ, ROP.

---

This study is an analitic descriptive research with quantitative approachusing The ABC Critical Index deals with inventory controls of the antibiotics atthe pharmacy unit of the Leprosy Hospital dr Rivai Abdullah Palembang in 2014.The results are 11 items (13,58 %) are A group, 32 items (39,51%) are B groupand 38 items (46,91 %) are C group. The Economic Order Quantity (EOQ) andthe Reorder Point (ROP) are doing for the A group. As the final result thehospital can save Rp. 49.221.372,- yearly if using this inventory controls.

Key Words : ABC Critical Index, Economic Order Quantity (EOQ), ReorderPoint (ROP).

Abstrak: Tesis ini membahas pengendalian persediaan obat untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi investasi di SBU Garuda Sentra Medika (GSM). Disain penelitian adalah potong lintang dengan pendekatan kualitatif yang dibantu penghitungan. Hasil penelitian menunjukkan belum ada metode ilmiah untuk mengendalikan persediaan obat di Unit Farmasi GSM, ada kekosongan struktur organisasi, kebijakan dan prosedur kerja yang kurang, Tim Farmasi Terapi (TFT) yang belum sesuai dengan aturan yang berlaku, dan sistem informasi yang belum optimal. Saran yaitu mengevaluasi kebijakan dan prosedur kerja, memperbaiki struktur organisasi, membuat pedoman pengendalian persediaan obat yang tepat, pembentukan TFT sesuai aturan yang berlaku, dan mengembangkan sistem informasi.

Kata kunci : Obat, pengendalian persediaan obat, ABC indeks kritis, manajemen, efisiensi

---

This thesis discusses drug inventory control to improve effectiveness and efficiency of investment in SBU Garuda Sentra Medika (GSM). Study design is cross sectional with qualitative approach assisted by calculation. The results show there is no scientific method to control drug inventory in GSM Pharmacy Unit, lack of organizational structure, lack of policy and working procedures, Pharmacy Therapy Team (PTT) is not in accordance with the applicable rules, and lack of information system. Suggestions are evaluating policies and work procedures, fixing the organizational structure, establishing appropriate drug inventory control guidelines, establishing PTT according to applicable rules, and developing information system.

Keywords : Drug, drug inventory control, ABC critical index, management, efficiency

Abstrak:

Rurnah sakit sebagai mata rantai sistern kesehatan diharapkan dapat mencapai pelayanan yang bermutu, berdaya guna, serta didirikan dan dijalankan dengan tujuan untuk memberikan pelayanan kesehatan promotif, preventif, kuratif dan rehabilitatif yang diperlukan oleh masing-masing penderita dalam batas kemampuan teknologi dan sarana yang tersedia di rumah sakit. Salah satunya adalah instalasi farmasi yang merupakan sarana penting dalam proses penyembuhan dan merupakan salah satu komponen biaya operasional yang besar dari seluruh biaya operasional rumah sakit. Anggaran yang dibelanjakan di Instalasi Farmasi Rumah Sakit Awal Bros untuk obat dan alkes sebanyak 46.65 % (Rp 5.155.680.986) dari total pengeluaran rumah sakit, dari jumlah tersebut 37.88% (1.952.881.880) adalah investasi untuk obat antibiotika. Penelitian dilakukan di Instalasi Farmasi Rumah Sakit Awal Bros pada pemakaian obat-obatan antibiotika periode Januari hingga Juni tahun 2001, dengan tujuan mengidentifikasi tingkat persediaan obat antibiotika di instalasi farmasi, merencanakan dan mengendalikan jumlah pemesanan obat yang efisien dan efektif. Perencanaan yang tepat diharapkan dapat menghasilkan suatu jumlah dan jenis persediaan perbekalan di instalasi farmasi, dalam hal ini khusus obat antibiotika. Persediaan obat-obatan antibiotika dikelompokkan menjadi 3 (tiga) kelompok berdasarkan nilai pemakaian, nilai investasi dan nilai indeks kritis dengan memakai analisis ABC. Pengelompokkan ini merupakan salah satu cara untuk mengendalikan persediaan, dengan demikian dapat diketahui jenis obat mana yang perlu diperhatikan karena mempunyai investasi yang tinggi dengan nilai kritis yang tinggi pula. Indeks kritis dapat diketahui melalui pendapat dari para dokter full timer yang berada di Rumah Sakit Awal Bros yang memakai obat tersebut. Hasil analisis indeks kritis ABC didapatkan basil bahwa kelompok A untuk 75-20-5 yang memerlukan investasi paling tinggi (66.51 % dari seluruh biaya) terdiri dari 32 item obat (9.33 %), kelompok B menelan biaya 28.99% terdiri dari 126 item obat dan kelompok C menelan biaya 4.50% dari seluruh biaya. Jenis obat antibiotika kelompok A 75-20-5 berdasarkan pemakaian, investasi dan indeks kritis berjumlah 74 item, jika dikelompokkan dengan kelompok nama generik akan dapat berkurang menjadi 60 item. Hal ini setidaknya rumah sakit Awal Bros dapat melakukan efisiensi sehingga biaya yang hares diinvestasikan akan berkurang.

---

 

Hospital is the part of health system chain which might be expected to provides quality services, efficient, and was established, operated to achieve various level of health services including promotion, prevention, curative and rehabilitation to meet patient needs in accordance to both technologies and facilities availabilities in the respective hospital. In particularly, pharmaceutical department is one of the important facilities in patient care that consume the biggest part of operational cost. In Awal Bros hospital, drugs and consumable goods spent 46.65% of total hospital expenditure. (Rp 5.155.680.986.-). In addition the hospital spent 37.88% of their total drugs expenditure for antibiotic (1.952.881.880 rupiahs). This study took place in Pharmaceutical Department of Awal Bros hospital during January 2001 thorough June 2001 period that aimed to identify the availability of antibiotic, and to develop the most economical procurement plan as well as to manage the availability. By doing so it was expected the hospital could manage the availability of antibiotic in terms of amount and type. The availability of antibiotic was grouped into different categories according to level of utilization, investment as well as critical index by using ABC analysis. This approach aimed to control level of antibiotic availability, an effort to identify priority in next procurement by considering its investment level and critical index. Information on critical index was gathered from selected residence physicians that had been known as frequent users. The ABC critical index analysis revealed that group A (75- 20-5) represented the highest investment totaling 66.51% of total expenditure, consisted of 32 item of antibiotic (9.33%); group B represent 28.99% of total expenditure (126 items) and group C represent 4.50% of total expenses. The total group A 75-20-5 with categories according to level of utilization, investment as well as critical index consisted 74 items, if grouped to generic drugs the least would decrease to 60 items. This approach which aimed to control level of antibiotic availability, can be utilized to identify priority in next procurement by considering its investment level.

Abstrak:

Penelitian ini dilatarbelakangi oleh adanya tuntutan perkembangan perumahsakitan di Indonesia yang semakin kompleks namun harus tetap mengutamakan mutu pelayanan, efektifitas dan efisiensi. Obat-obatan sebagai alat utama penyembuhan pasien merupakan biaya rutin terbesar rumah sakit (40%-50%), disamping itu jenis, sediaan, dan harganya yang semakin banyak dan bervariasi (lebih kurang 7000 jenis) mengharuskan manajemen untuk mengendalikan persediaan obat dengan bijaksana. UGD RSU FK-UKI sebagai tempat penelitian belum menerapkan sistem pengendalian persediaan obat berbasis evidence. Tujuan penelitian ini adalah menganalisis persediaan obat di UGD RSU FK-UKI berdasarkan indeks kritis ABC agar dapat diambil langkah-langkah kebijaksanaan yang relevan dalam upaya pengendaliannya. Jenis penelitian ini merupakan studi kasus dengan pendekatan kuantitatif dan kualitatif. Data persediaan obat dianalisis dan dikelompokkan berdasarkan indeks kritis ABC, informasi mengenai kebijakan pengendalian persediaan obat diperoleh melalui interview mendalam. Hasil penelitian menunjukkan bahwa pengendalian formal menimbulkan permasalahan dalam persediaan obat. Hal ini diakibatkan oleh makin bervariasinya sediaan obat, tingkat penggunaan, dan perilaku para dokter pengguna sediaan. Setiap sediaan mempunyai karakteristik yang berbeda berdasarkan nilai inventory costasi, nilai pemakaian dan nilai kritisnya dalam pengobatan pasien. Ketiga faktor ini menjadi dasar pertimbangan manajemen dalam mengeluarkan kebijakan pengendalian obat secara ilmiah dan dapat dipertanggungjawabkan. Perbedaan karakteristik setiap obat diatas menjadi dasar perlakuan manajemen terhadap masing-masing obat sesuai dengan pengelompokannya. Kebijakan pengendalian obat dalam perencanaan, pengadaan, distribusi dan penggunaan sesuai dengan pengelompokan diatas dapat menghindarkan dan meminimisasi pemborosan biaya persediaan obat dan meningkatkan mutu pelayanan.

---

 

Policy of Drug Inventory Control Based on Analysis of Critical Indexes of ABC at Emergency Care Unit in General Hospital of Medical Faculty of Universitas Kristen Indonesia in the year 2001The background of the research was the fact that the development of hospital services in Indonesia was increasingly complex, however emphasized on quality, efficiency and effectiveness of the services. Drug as the main material of therapy was the biggest operational cost (40%-50%), beside that it was vary extremely in specificity (7000 spec.), packing and cost made the management has to control drug inventory wisely. Emergency Care Unit in General Hospital of Medical Faculty of Universitas Kristen Indonesia as the place of research was still not performing the drug inventory control system based on evidence. The purpose of this research was to analyze drug inventory in Emergency Care Unit in General Hospital of Medical Faculty of Universitas Kristen Indonesia based on Critical Indexes of ABC in case of making the relevant policies to control them. This type of research was a case study with a quantitative and qualitative approach. Drug inventory data in the year of 2001, consisting of 138 drug items was analyzed and classified by ABC Critical Indexing. The information of inventory control policies was obtained from in-depth interviews. The result from the research showed that the formal controlling makes many problems for drug inventory. It's happened because inventory variety, grade of utility, and behavior of the physicians use the medicine. Each item of inventory must be treated individuals in inventory planning. This treatment was varies by inventory cost value, utility value, and critical index of each drug. Three factors must be the basis of management to issue the policy of drug inventory in law of scientific and accountable. The differences of drug characteristic could be basic of management to treat each drug depend on its classification. Policy of drug inventory in planning, purchasing, distribution and use refer to the classification in order to prevent and minimize unnecessary cost of drug inventory either to increase the quality of service.