Pernbentukan kawasan perdagangan bebas oleh banyak negara, termasuk Indonesia, membuat pexsaingan makin ketat, termasuk induslri rumah sakit. Agar dapat bcrtahan, rumah sakit diharapkan dapat mcningkatkan pendapatan dan menekan biaya. Pendapatan lnstaiasi Farmasi RSAB HK hanya mempunyai ratio pcndapatun sebesar 28 - 29 % giari total pendapatan rumah sakit, sedangkan litcmtur menyatakan sekitar 40-50 %. Dineksi rumah sakit mengharapkan pcndapatan ditingkatkan menjadi 40 %. Dilakukan penelitian kualitatif selama 2 bulan pada bulan April dan Mei 2007 di Rumah Sakit Anak dan Bunda I-Iarapan Kita untuk mengctahui mengapa banyak resep keluar. Jumlah informan sebanyak 21 orang. Kesesuaian infonnasi didapatkan dari informan petugas Instalasi Farmasi dan petugas lain yang mcngetahui/berhubungan dengan aktivitas instalasi. Kecukupan informasi/inf`o|'man clilakukan dengan snow balling efécr. Metode pengumpulan informasi dilakukan dengan wawancara, observasi, dan pemeriksaan data/dokumen. Validitas data dijaga dcngan lriangulasi sumber, metode, dan data/analisis. Hasil penelitian menunjukkan harga obat mahal, obat tidak lengkap, dan waktu tunggu lama berhubungan dengan rendahnyn pcmanfaatan lnstalasi Farmasi RSAB HK. Peneiusuran lebih lanjut, empat faktor diatas disebabkan: Forrnularium yang out of date dan tidak ditaati; Pembayaran vendor dan petty cash yang terlambat, Kurangnya insentif untuk memotivasi pasien rnembeli opal di RS; Pengenaan Pajak Pertambahan Nilai yang kurang tepat; Pengelolaan dan monitoring stok kurang optimum; SIRS yang tidak dapat digunakan memonitor stok; Skedul kerja petugas tanpa pcnjadwalan scsuai beban kcrjajam sibuk. Beberapa hal disarankan untuk mengatasi hal ini berdasarkan kemudahan melakukan, lama waktu pelaksanaan, penggunaan sumbcr daya, dan efektivitas: Koreksi hai-ga jual obat rajal scsuai aturan PPN; Mempcrccpal pembayaran vendor dan penggantian petty cash gudang farmasi; Menerapkan metode stok minimum dan maksimum pada pengelolaan persediaan; Sosialisasi peian lnstalasi Farmasi dalam memmjang aktivitas RS; Perbaikan SIRS schingga mampu mcmonitor stok dan melatih petugas menggunakan dengan benar; Mengatur jadwal masuk petugas sesuai jam sibuk; Membatalkan rencana penambahan depo ranap; Penentuan strategi harga dengan super value strategy (kualitas tinggi dan harga murah) untuk jangka pendek (misalnya 1 tahun) dan dilanjutkan dcngan high value strategy (kuaiilus tinggi dengan harga sedang) atau good value strategy (kualitas sedang harga dengan rendah) ditambah pengenaan margin lebih besar untuk obat pasien ranap kelas yang lebih linggi dan obat slow moving, serta perlakuan pembelian obat pasien rawat inap kelas 3 dan intensif sebagai pasien rawat map.

Free trade zone among countries, including Indonesia, create tight competitions in hospital industry. To survive, hospital has to increase revenues and decrease costs. As a government hospital, the ratio of pharmacy installation revenues compared to total revenues is 28 - 29 %. Some literatures indicate higher number reaching 40-50 % for industry average. The management of the hospital is targeting and demanding increased ratio to 40 %. A qualitative research was conducted in April and May 2007 at the Children and Women Hospital Harapan Kita to detemtine why many prescriptions failed to be used inside and were outside. 21 persons were used as informants. Informations appropriateness was got by using employees of Instalation and other persons who knew lnstalation activity. Snow balling effect in deciding the adequacy of the informants and information was used. Information and data collection was conducted using interviews, observation, and documents/data study. Triangulation of sources, methods and data/analysis were used to maintain the validity of data. The results of the study show that high price ofthe drugs/medicines, unavailability of some arrays of the medicines, and long queues are the prominent causes of internal prescription leakage. Further investigation reveal above problems were caused by: Outdated formularium; Dcllaycd payment lo vendor and reimbursement of the petty cash; Not enough incentives to motivate patient to buy inside; In-appropriate application of value added tax; Not optimized inventory management; Hospital Information system is unable to monitored drugs stocks; Evenly distributed staffs allocation, without considering the needs to assign more people at busy hours. Seven issues are suggested to solve the problems based on feasibility, effcetivity, duration of the afford, and usages of the resources: Price correction due to in-appropriate of value added tax; Expedite faster payment to vendors, and expedite reimbursement petty cash; Apply minimum and maximum stock system to inventory management; Sosialize the iinance role of thc instalation to Hospital activity; Upgrade computer program systems and train staffs in better using it; Reschedule work force so that more staffs are on duty at peak hours; Abort the plan to establish second In-patient depo; Rocalculating thc selling price in terms super value strategy (high quality low price) for I year, then to high value strategy (high quality normal price) for good value strategy (normal quality low price), higher margin for higher class of in-patient and slow moving drug, and sell medicine without VA tax to class 3 and intensive in-patient.

Pengelolaan obat/alat kesehatan di Rumah Sakit merupakan segi manajemen yang penting dan perlu dikelola dengan baik guna menjamin kelancaran pelayanan pasien. Obat/alat kesehatan persediaan ruangan adalah obat/alat kesehatan yang vital dan esensial yang diperlukan oleh ruangan untuk tindakan pelayanan dan harus tersedia setiap saat diperlukan. Ketidak tersediaan obat/alkes keperluan ruangan sangat berpengaruh pada kinerja pelayanan dan berakibat hilangnya pendapatan Rumah Sakit. Kebijakan pelayanan obat/alkes persediaan ruangan di Rumah Sakit Anak dan Bersalin Harapan Kita dilaksanakan oleh Unit Farmasi dan diatur kebijakan pemakaiannya dengan standarisasi kebutuhan oleh Panitia Farmasi dan Terapi. Ketersediaan obat/alkes di Rumah Sakit Anak dan Bersalin Harapan Kita sangat tergantung pada sistem pengelolaan yang telah ditetapkan sesuai ketentuan Dep Kes RI.Dalam tahun 2001, ketidaktersediaan obat/alkes persediaan ruangan frekwensinya mencapai rata-rata ± 22,5 % dan mencakup ± 8,5 % dari jumlah item yang diperlukan setiap bulan, sehingga sangat mengganggu pelayanan. Penelitian ini dilaksanakan untuk mengetahui gambaran tentang ketidaktersediaan obat/alkes dan mengetahui masalah-masalah yang timbul didalamnya.Metodologi yang digunakan dalam penelitian ini adalah merupakan study kasus dengan metode kwalitatif karena menghasilkan data dekriptif berupa kata-kata tertulis atau lisan dari perilaku yang diamati. Penelitian dilakukan secara retrospektif untuk memperoleh data sekundcr dan prospektif untuk memperoleh data primer, melalui wawancara mendalam dan pengamatan langsung. Sebagai unit analisa adalah Unit Farmasi dan unit lain atau kepanitiaan yang terkait dengan sistem pengelolaan obat/alkes.Hasil penelitian menggambarkan bahwa ketidaktersediaan obat/alkes persediaan ruangan tergantung pada sistem pengelolaan yang sangat dipengaruhi oleh unsur-unsur manajemen yaitu kebijakan pelayanan, organisasi, SDM, sarana/prasarana, metode dan sistem informasi, serta aspek logistik yang meliputi proses perencanaan, pengadaan, penerimaan, penyimpanan, pendistribusian dan pengawasan/pengendalian.Penelitian ini menyimpulkan bahwa sistem pengelolaan obat/alkes persediaan ruangan di Rumah Sakit Anak dan Bersalin Harapan Kita sudah sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan oleh Departemen Kesehatan RI, namun pada pelaksanaannya masih banyak terjadi kendala antara lain, kebijakan pcmakaian Formularium dan standart kebutuhan ruangan tidak pernah dimonitor sccara berkala oleh Panitia Farmasi dan Terapi. Sarana dan prasarana untuk melakukan kegiatan sudah tersedia cukup dan dilengkapi Sistim Informasi Manajemen, namun SIM yang ada kurang bermanfaat karena tidak didukung dengan sumber daya manusia yang memadai. Dari segi aspek logistik dapat disimpulkan bahwa proses perencanaan belum dilaksanakan dengan optimal. Dalam proses penganggaran belum ada koordinasi yang baik sehingga masih terjadi kesenjangan antara usulan dengan alokasi anggaran yang tersedia. Proses pengadaan melalui Keppres memakan waktu cukup lama yaitu ± 2 Bulan. Proses penerimaan sudah berjalan cukup baik, namun karena proses pengadaan lama menyebabkan waktu penerimaan dilaksanakan sebelum SPK/Kontrak terbit sehingga mempengaruhi administrasi penyimpanan. Proses penyimpanan barang farmasi di gudang sentral dan terminal sudah berjalan sesuai ketentuan yang berlaku. Pada proses pendistribusian sudah ada jadwal kegiatan pelayanan namun belum ditaati sepenuhnya oleh unit pelayanan schingga masih banyak pernyataan diluar jadwal yang telah ditetapkan. Pola proses pengendalian sudah dilaksanakan dengan baik mulai dari perencanaan sampai dengan pendistribusian oleh Unit Farmasi, akan tetapi pengendalian pemakaian obat/alkes diruangan belum berjalan karena tidak tersedia tenaga khusus.

Analysis of Management System of Drugs / Medical Equipment Floor Stock in Wards in Rumah Sakit Anak dan Bersalin Harapan KitaManagement of drugs / medical equipment in hospital is an important management side and need to be well managed to ensure the smoothness of patient services. Drugs / medical equipment's available in wards are those that are vital and essential and must be available anytime needed. The unavailability of drugs / medical equipment much influence for the services given and may cause loss of hospital income. Service policy of drugs / medical equipment availability in wards of Rumah Sakit Anak dan Bcrsalin Harapan Kita is carried out by Pharmacy unit and the use policy is managed by standardization of need by Pharmacy and Therapy committee. The availability of drugs / medical equipment in Rumah Sakit Anak dan Bersalin Harapan Kita is much depends on management system issues in line with Indonesian Department of health. In 2001, the unavailability of drugs / medical equipment in wards reaches approx. 25 % in frequency and covered 8,5 % from the number item needed in a month and this is much disturb the services.This study is carried out to know the picture of the unavailability of drugs / medical equipment as well as the problems raised. Method used in this study is case study with qualitative method for the results descriptive data i.e. written words or verbal from the behavior observed. The study is conducted retrospectively to gain secular data and prospectively to gain primary data through deep interview and direct observation. As analytical unit is Pharmacy unit and other committee involved.Result of the study depicts that the unavailability of drugs / medical equipment in wards is much influenced by managerial aspects i.e., service policy, organization, tools, method & information system and logistic aspects that cover planning process, purchasing, acceptance, storage, distribution and control.This study summarized that management system of drugs / medical equipment in wards in Rumah Sakit Anak dan Bersalin Harapan Kita is in line with regulation issued by Indonesian Health Department but in field there are still many handicaps among others are; policy of usage, Formularies and standard need of wards never been monitored periodically by pharmacy and therapy committee. Tools and means to conduct such activity existed enough already and completed with Management Information System however MIS is not functioning well because of inadequate human resources. From logistic point of view resumed that planning process has not been carried out optimally. In budgeting process, good coordination has not been established since there is lack between proposal and allocation of fund available. The processes of allocation through Kepres takes long time enough approx. 2 moths. The receiving process is good but because the former process takes time, the receiving process is conducted before SPK / Contract issued therefore influencing storage administration. Storage process in Central or terminal is running on schedule. In distribution process schedule of activity exist but is not followed by service unit and this causes proposal beyond schedule. In controlling process the handicap lies on wards, lack of dedicated person to handle it.