Abstrak: Penelitian ini membahas tentang Gambaran Penyelenggaraan Berkas Rekam Medis Rumah Sakit Zahirah Tahun 2012. Penyelenggaraan berkas rekam medis dapat dilakukan melalui kegiatan assembling, coding, filing, dan retrieval. Kelancaran dan kesesuaian pelaksanaan kegiatan-kegiatan tersebut dengan aturan yang ditetapkan dapat memberikan pengaruh terhadap optimal atau tidaknya penyelenggaraan berkas rekam medis. Jenis penelitian ini adalah kualitatif deskriptif dengan menggunakan data primer dan sekunder yang dikumpulkan melalui wawancara, observasi, dan telaah dokumen. Dari hasil penelitian diketahui bahwa penyelenggaraan berkas rekam medis di RS Zahirah belum dilakukan secara optimal. Hal ini terlihat dari banyaknya ketidaksesuaian antara langkah-langkah yang diterapkan selama pelaksanaan kegiatan assembling, coding, filing, dan retrieval dengan kebijakan yang ditetapkan; serta masih terdapat permasalahan yang disebabkan karena kurang telitinya staf rekam medis dalam bekerja dan keterbatasan sarana dan prasarana yang digunakan. Oleh karena itu, diperlukan adanya evaluasi dan perbaikan kebijakan serta langkah-langkah yang diterapkan selama pelaksanaan kegiatan assembling, coding, filing, dan retrieval untuk mengatasi ketidaksesuaian yang terjadi serta mengupayakan evaluasi dan perbaikan untuk staf serta sarana dan prasarana untuk mengatasi permasalahan yang selama ini ada dalam penyelenggaraan berkas rekam medis.

---

This research discussed about Overview of Medical Record Management in Medical Record Unit of Zahirah Hospital in 2012. Medical Record Management could be implemented through assembling, coding, filing, and retrieval activities. Implemented these activities fluently and in appropriateness way could give influence for an optimal medical record management. This research was a qualitative descriptive research using primary and secondary data were collected through interviews, observation, and document review. This research reveal that medical record management in Zahirah Hospital was not optimal. It was revealed by the numerous discrepancies between the implemented way of assembling, coding, filing, and retrieval with established policies; and there were still some problems caused by human error of medical records staff and limited availability of facilities and infrastructure in medical record management in Zahirah Hospital. Therefore, it was necessary to evaluate and improving policies and the implemented way of assembling, coding, filing, and retrieval to overcome the discrepancies that occured during medical record management, and as well as for medical record staf and facilities and infrastructure to overcome the problems that have existed.

Abstrak:

Abstrak

Latar Belakang. Penetapan Rumah Sakit vertikal sebagai Unit Pelaksana Teknis Kementerian Kesehatan dengan Pola Pengelolaan Keuangan Badan Layanan Umum diatur dalam Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara, Peraturan Pemerintah Nomor 23 Tahun 2005 tentang Pengelolaan Keuangan Badan Layanan Umum, dan dipertegas dalam Undang-Undang Nomor 44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit. Lembaga negara dengan Pola Pengelolaan Keuangan Badan Layanan Umum harus memiliki tata kelola pemerintahan yang baik. salah satu wujud tata kelola pemerintahan yang baik adalah akuntabilitas yang dapat dinilai dari keberadaan arsip sebagai bukti otentik terselenggaranya tata kelola. Pengelolaan arsip di Rumah Sakit Unit Pelaksana Teknis Kementerian Kesehatan diatur dengan Pedoman Tata Kearsipan Dinamis yang ditetapkan sebagai Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 684/MENKES/PER/VIII/2006. Rumah Sakit Unit Pelaksana Teknis Kementerian Kesehatan melaksanakan Pedoman Tata Kearsipan Dinamis di bawah pembinaan Sekretariat Direktorat Jenderal Bina Upaya Kesehatan melalui kegiatan monitoring dan evaluasi ketatausahaan dan gaji yang dilakukan Sub Bagian Tata Usaha. Pelaksanaan kegiatan monitoring dan evaluasi ini merupakan upaya supervisi yang diberikan sesuai fungsi manajemen Direktorat Jenderal Bina Upaya Kesehatan. Hingga saat penelitian dilakukan, kegiatan supervisi yang sudah dilakukan tidak dapat diukur pelaksanaannya karena tidak memiliki panduan tertulis baik yang berisi daftar pekerjaan yang harus dilakukan ataupun panduan teknis tahapan supervisi yang harus dilakukan oleh pelaksana supervisi.

Metode. Penelitian ini merupakan penelitian deskriptif analitik yang dirancang dengan pendekatan kualitatif. Data primer diperoleh melalui wawancara mendalam. Untuk melengkapi informasi yang diperoleh melalui wawancara dan memperkuat hasil observasi pada subjek penelitian dilakukan pengambilan gambar. Wawancara dilakukan kepada informan yang memegang kewenangan supervisi dan informan-informan dari pihak Rumah Sakit Unit Pelaksana Teknis Kementerian Kesehatan yang menjadi tujuan kegiatan supervisi. Peneliti melakukan evaluasi terhadap proses kegiatan supervisi yang dilakukan Sub Bagian Tata Usaha dan Gaji Direktorat Jenderal Bina Upaya Kesehatan sehingga diketahui faktor-faktor perilaku yang mencerminkan kinerja pelaksana supervisi.

Hasil. Berdasarkan hasil wawancara dan observasi yang dilakukan, diketahui bahwa kegiatan supervisi yang dilakukan belum sesuai dengan tahapan supervisi dalam Siklus Deming yang terdiri dari Plan-Do-Check-Action. Akibatnya, kinerja pelaksana supervisi tidak dapat diukur dan hasil kegiatan supervisi tidak dapat menjadi rekomendasi untuk digunakan sebagai bahan pertimbangan pembuatan kebijakan selanjutnya. Pedoman Tata Kearsipan Dinamis yang ada juga belum dilengkapi dengan panduan praktis yang berisi daftar pekerjaan yang harus dilakukan dalam pelaksanaan Tata Kearsipan Dinamis. Sebagai upaya evaluasi pelaksanaan kegiatan supervisi, peneliti membuat rancangan panduan daftar pekerjaan yang dibuat berdasarkan Pedoman Tata Kearsipan Dinamis Kementerian Kesehatan dan rancangan panduan pekerjaan pada tahapan supervisi sesuai Siklus Deming. Peneliti juga menterjemahkan daftar tersebut dalam bentuk formulir supervisi yang diisi secara online.

Background. Determination of government hospitals as the Ministry of Health Technical Unit Hospitals with public service board financial management system stated in Law No. 1 Year 2004 on State Treasury, Government Regulation No. 23 Year 2005 on the financial management system of public service board. It is also affirmed in Law No. 44 Year 2009 on Hospital. As the Ministry of Health Technical Unit Hospitals with public service board financial management system, government hospitals must meet the public service board requirement of good governance by institution?s accountability. Accountability can be assessed by way of hospitals archives as authentic evidence of implementation of governance. Archives management in government hospitals implemented based on Minister of Health Regulation No. 684/MENKES / PER/VIII/2006 for Guidelines to Dynamic Filing System. Implementation of Guidelines to Dynamic Filing System in Ministry of Health Technical Unit Hospitals supervised by Head of Sub Division Of Administration and Payroll under the Secretariat Directorat General of Health Care Efforts. Supervision in government hopitals are done through Monitoring and Evaluation Program as the managerial functions of Directorat General of Health Care Efforts. However, the list of work to be done in the implementation of Dynamic Filing System in Ministry of Health Technical Unit Hospitals and technical manual steps for supervisor?s performance in doing supervision could not be measured and mostly done uncompleted because there are no written guidelines.

Method. This research is a descriptive analytic study designed with qualitative approach. Primary data obtained through interviews. In order to help visualize the information from primary data and observations, researcher also took pictures. Interviews were conducted to the informant who holds the authority of doing supervision and informants from Ministry of Health Technical Unit Hospitals that were involved in the supervision activities. Researcher conducted an evaluation of the supervision activitiy performed by Sub Division of Administration and Payroll in Directorate General of Health Efforts to study how behavioral factors reflects supervisor?s performance in doing steps of supervision.

Results. Based on interviews and observations, gathered information shows that the supervision activities are done uncompletely by not doing the ?Check? as the stages of supervision in the Deming Cycle (Plan-Do-Check-Action) shows. As a result, the supervisor?s performance in doing problem solving can not be measured and the results of the supervision activities can not be used as a recommendation for consideration of future policy-making. The Guideline to Dynamic Filing System does not have a practical guide that contains a list of work to be done in the implementation of Dynamic Filing Procedures. As an effort to evaluate the supervision activities, researchers developing guidelines of job listings based on Ministry of Health?s Guideline to Dynamic Filing System. Archives Ministry of Health and the draft guide work on Deming Cycle stages appropriate supervision. Researchers also translate the list in the web-based supervision form that could be filled online.

Abstrak: Penelitian ini membahas tentang faktor keterlambatan pengajuan klaim non kapitasi Fasilitas Kesehatan Tingkat Pertama (FKTP) BPJS Kesehatan Layanan Operasional Kabupaten Wonosobo tahun 2017. Berdasarkan telaah dokumen yang dilakukan sebanyak 50,6% FKTP terlambat dalam pengajuan klaim non kapitasi. Penelitian ini bertujuan untuk melihat faktor sumber daya manusia, sarana dan kelengkapan berkas klaim yang berperan dalam keterlambatan pengajuan klaim non kapitasi. Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif dengan wawancara mendalam dan telaah dokumen. Informan dalam penelitian adalah petugas Puskesmas dan BPJS Kesehatan yang berhubungan dengan pengajuan klaim non kapitasi. Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa faktor keterlambatan pengajuan klaim non kapitasi FKTP yaitu tidak adanya pelatihan kepada sumber daya manusia pengajuan klaim, berkas klaim yang tidak lengkap dan pembayaran klaim oleh BPJS Kesehatan yang tidak tepat waktu yang menyebabkan motivasi berkurang. Saran yang dapat diberikan oleh Peneliti yaitu BPJS Kesehatan dapat memberikan pelatihan tentang mengoperasikan aplikasi P-care dan sosialisasi tentang kelengkapan berkas klaim kepada petugas penanggung jawab. Kata kunci: faktor keterlambatan, klaim non kapitasi, pengajuan This study discusses the delay factors of non-capitation claims filing of Primary Health Care (PHC) BPJS Health Service Operations Wonosobo Regency in 2017. Based on the document review conducted as much as 50.6% PHC late in the filing of non-capitation claims. This study aims to look at human resource factors, facilities and completeness of claims files that play a role in the delay in filing non-capitation claims. This study used a qualitative approach with in-depth interviews and document review. Informants in the study were Primary Health Care and BPJS Kesehatan officers associated with the filing of non-capitation claims. The results of this study indicate that the delay factor in filing of noncapitation claims PHC is the absence of training to human resources filing claims, incomplete claims file and payment claims by BPJS Kesehatan is not on time which causes motivation is reduced. Suggestions that can be given by Researcher that BPJS Kesehatan can provide training about operational of P-care application and socialization about completeness of claim file to officer in charge. Keywords: delay factors, non capitation claim, filing

Abstrak: Penelitian ini membahas tentang rancangan perlengkapan rekam medis berdasarkan value analysis di RSIA SamMarie Basra. Berdasarkan hasil observasi didapatkan ukuran rekam medis rawat jalan yang terlalu kecil dan terpisahnya rekam medis pasien rawat jalan dan rawat inap yang berdampak pada dokter yang sulit untuk menetapkan/merencakan pengobatan/perawatan yang harus diberikan kepada seorang pasien. Oleh karena itu diperlukan suatu rancangan perlengkapan penyimpanan dokumen rekam medis berdasarkan value analysis di RSIA SamMarie Basra. Perancangan ini bertujuan untuk mendapatkan suatu rancangan perlengkapan yang sesuai dengan fungsinya dalam menampung serta menjaga isi/formulir rekam medis di RSIA SamMarie Basra, sehingga tercipta suatu penyimpanan rekam medis yang memudahkan untuk pengelolaan rekam medis. Perancangan ini juga bertujuan agar rekam medis di RSIA SamMarie Basra terintegrasi menjadi satu dokumen yang berisikan catatan medis pasien baik di rawat jalan, rawat inap, gawat darurat, dan pelayanan lainnya. Metode penelitian yang digunakan oleh penulis dalam penelitian ini adalah operational research (riset operasi) dengan objek pada penelitian adalah perlengkapan penyimpanan rekam medis terutama map/file folder. Pengumpulan data dalam penelitian ini dilakukan dengan kajian literatur, observasi, telaah dokumen, penyebaran form isian dan wawancara mendalam, dengan analisis data yang menggunakan enam fase/tahapan dalam Value Analysis. Hasil akhir dari penelitian ini, bahwa rancangan perlengkapan penyimpanan dokumen rekam medis (map/file folder) belum dapat meningkatkan daya tampung ruang penyimpanan rekam medis, akan tetapi rancangan perlengkapan ini telah memenuhi fungsi ideal yang harus dimiliki oleh sebuah rancangan map/file folder dalam menampung serta menjaga isi/formulir rekam medis.
Kata kunci: Rekam Medis, Peralatan Penyimpanan, Perlengkapan Penyimpanan, Map/File Folder, Value Analysis.