Abstrak: Pemerintah Indonesia sejak 2014 menetapkan pengadaan obat melalui e-katalog, dan mewajibkan faskes pemerintah untuk melaksanakan kebijakan obat e-katalog untuk mendukung JKN. Penelitian ini bertujuan mengetahui implementasi e-katalog obat di RSUD Pulangpisau tahun 2016. Data dikumpulkan melalui indepth interview, observasi dan telaah dokumen. Implementasi e-katalog obat belum berjalan dengan baik. Ditemukan masalah kekosongan obat karena distributor memprioritaskan Pulau Jawa, ketidak-tepatan rencana kebutuhan obat, kesulitan internet, pekerjaaan manual, minimnya dana, kurangnya sarana prasarana untuk pelayanan obat e-katalog. Sulit untuk distributor menyediakan buffer sebagai solusi penyimpanan dan penjualannya, karena bisa tidak terjual. Disarankan perlunya komitmen penyedia, serta kesiapan dan ketersediaan obat sesuai dengan kontrak. Selain itu agar rumah sakit menyediakan koneksi internet yang stabil dan lebih cepat, membuat sistem informasi rumah sakit. Agar manajemen rumah sakit memperhatikan ketersediaan obat, tenaga dan sarananya, dan mengalokasi dana yang lebih besar, membuat instalasi farmasi sebagai unit sentral, membayar tagihan obat ke distributor sesuai term of payment, dan melaksanakan tata kelola sebagai UPT dinas kesehatan. Agar Dinas Kesehatan Pulangpisau melakukan monitoring dan evaluasi pelaksanaan e-catalog, membuat pelatihan pedoman perencanaan kebutuhan obat yang baik, pelatihan membuat rencana kebutuhan obat bagi petugas dinas kesehatan dan rumah sakit.

---

The Indonesian government has since 2014 set up drug procurement through e-catalogs, and requires government faciities to implement e-catalog drug policies. This study aimed to find out the implementation of e-catalog of drugs in RSUD Pulangpisau 2016. Data collected through indepth interview, observation and document review. The study found that e-catalog implementation faced many problems, i.e, drug stock out as the distributor prioritized Java, inaccurateness of the drug requirement planning, internet difficulties, manual work, the lack of needed funds and facilities for the e-catalog services. It was difficult for distributors to provide buffers as their storage and sales solutions, as they may not unsold. It is recommended that the drug providers committed and provide just enough drugs as stated in the contract. In addition, it is suggested that hospital provide a stable Internet connection, develop hospital information system. The management should pay attention to the availability of medicines, personnel and facilities, allocate more funds, make pharmaceutical installations as central units, pay the drug bills to the distributors according to the term of payment, and implement better governance. The district health office should monitor and evaluate the implementation of e-catalogs, provide training on good drug guideline, and drug requirement planning.

Abstrak: ABSTRAK Sistem manajemen pengelolaan obat di era Jaminan Kesehatan Nasional (JKN) ini melalui sistem e-katalog dan e-purchasing. Beberapa kendala sering dirasakan oleh rumah sakit, mulai dari respons yang lamban, persediaan obat yang kosong atau stock out hingga keterlambatan distribusi ke rumah sakit. Persoalan obat yang kosong merupakan hal yang sangat mengganggu proses dan kualitas pelayanan rumah sakit. Penelitian ini bertujuan mengetahui faktor-faktor eksternal dan internal pada tahap skema input dan proses yang berpengaruh terhadap kekosongan obat neuropsikiatri daftar e-katalog di RSJ Dr. Soeharto Heerdjan Jakarta dan mencoba melakukan pengendalian melakukan metode ABC Indeks Kritis, perhitungan safety stock dan Reorder Point (ROP). Metode yang digunakan adalah penelitian kualitatif dengan cara wawancara mendalam, observasi dan telaah dokumen. Hasil penelitian menunjukkan faktor eksternal penyebab terjadinya kekosongan obat neuropsikiatri meliputi faktor distributor dan penyedia yang berdampak pada ketersediaan obat tidak optimal, distribusi yang terhambat, lamanya proses approval di system. Selain itu koneksi jaringan dan server sering terganggu, Harga Perkiraan Sementara (HPS) terlalu rendah, sistem pemenang tunggal, dan ketepatan Rencana Kebutuhan Obat (RKO) merupakan faktor lain yang berpengaruh terhadap kekeosongan obat. Untuk faktor internal input yang paling menonjol adalah kuantitas dan kedisiplinan petugas serta kebijakan termasuk Standar Operasional Prosedur (SOP) pengelolaan sediaan farmasi. Tahapan proses manajemen logistik meliputi perencanaan kebutuhan, pengadaan, pengawasan dan pengendalian, belum berjalan dengan optimal antara lain; ketidaksesuaian RKO dengan realisasi pengadaan, kartu stock yang tidak terisi, stock opname hanya dua kali setahun dan terdapat selisih perhitungan antara pencatatan dan fisik, juga obat kadaluarsa sebanyak 2.36%. Belum berjalannya pengendalian dengan menggunakan metode ABC, safety stock dan reorder point (ROP) juga merupakan faktor lain yang berhubungan dengan kekosongan obat. Hasil dari analisis ABC indeks kritis terdapat 10 item obat e-katalog yang tergolong kelompok A, terdapat 34 item e-katalog tergolong kelompok B, dan 33 item obat e-katalog tergolong kelompok C. Titik pemesanan kembali (ROP) untuk kelompok A mulai dari 192.702 -7.246. Terjadinya kekosongan obat neuropsikiatri e-katalog di RSJ Dr. Soeharto Heerdjan Jakarta disebabkan faktor internal dan eksternal yang dapat saling mempengaruhi, sehingga dibutuhkan solusi yang komprehensif untuk mengatasinya. Kata kunci: Kekosongan obat, e-katalog, e-purchasing, manajemen farmasi, Analisis ABC, ROP The management system of drug in era of National Health Insurance through e-catalogue and e-purchasing system. Some obstacles are often felt by hospitals, from slow responses, empty drug stocks or stock outs and late distribution to hospital. The problem of drug stock outs is very disturbing process and quality of hospital services. The objective of this research is to know the external and internal factors at the stage of input and process scheme which influence the stock out of neuropsychiatric drug in e-catalogue list at Jakarta Soeharto Heerdjan Mental Hospital and controlling by using the ABC Critical Index method, calculate safety stock and Reorder Point (ROP). The method used is qualitative research by in-depth interview, observation and document review. The results showed that external factors causing the occurrence of drug neuropsychiatric stock outs include distributors and providers that have an impact on the availability of drugs is not optimal, the distribution is inhibited, the duration of the approval process in the system. In addition, the network and server connections are often disrupted, the Temporary Estimation Price (HPS) is too low, the single winning system, and the accuracy of the Drug Requirement Plan (RKO) are other factors affecting drug deprivation. For the most important internal input factors are the quantity and discipline of officers and policies including Standard Operational Procedures (SOP) of pharmaceutical preparation. Stages of the logistics management process include needs planning, procurement, supervision and control, has not run optimally, among others; RKO inconsistency with realization of procurement, unfilled stock card, stock of hospital only 2 times a year and there is difference of calculation between recording and physical, also drug expiration as much as 2.36%. The absence of controls using the ABC method, safety stock and reorder point (ROP) is also another factor related to drug stock out. The result of ABC analysis of critical index there are 10 items of e-catalog drugs belonging to group A, there are 34 items e-catalog belonging to group B, and 33 items of e-catalog drugs belonging to group C. ROP point for group A ranging from 192.702 -7.246. Occurrence of e-catalog neuropsychiatric void in Dr. Soeharto Heerdjan Jakarta is due to internal and external factors that can influence each other, so that a comprehensive solution is needed to overcome them. Key words: Stock out, e-catalogue, e-purchasing, pharmaceutical management, ABC analysis, ROP