Abstrak: Keterlambatan pengajuan klaim BPJS berakibat pada turunnya cashflow rumahsakit. Proses klaim saat ini berjalan tidak efisien dan efektif. Tujuan daripenelitian ini adalah mendapatkan hasil analisis dan usulan perbaikan alur prosesdokumen klaim BPJS pasien rawat jalan dengan menerapkan konsep LeanHospital. Penelitian dengan pendekatan kuantitatif dan kualitatif inimengobservasi waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan dokumen klaimsebelum diberikan kepada verifikator BPJS serta melakukan wawancaramendalam, observasi proses, dan telaah dokumen. Hasil penelitian menunjukkanterjadi waste terbesar di unit mobilisasi dana yaitu selama 32,5 hari 18,8 menitdalam penyelesaian dokumen klaim. Jenis waste terbanyak adalah waiting dantransportation. Berdasarkan VSM diketahui Lead Time dari proses klaim saat iniadalah 33,9 hari. Usulan perbaikan yang diberikan dari penelitian ini adalahdengan optimalisasi tim Casemix yang baru saja dibentuk, sehingga lead timepengerjaan klaim yang dibutuhkan menjadi 6,44 menit. Standardisasi kerja danpenilaian kinerja berupa KPI, IKI, dan IKU dinilai perlu diterapkan agar kinerjapetugas menjadi optimal.
Kata Kunci: Lean Thinking, BPJS, klaim, value added activity, non value addedactivity, waste

---

Delay in the submission of BPJS claims resulted in decreasing hospital cash flow. The currentclaim process is not efficient and effective.The objective of this reseach is to analize and proposeimprovement in the claim process by applying Lean Hospital concept. This research usedquantitative and qualitative approaches to observed the time required to complete the claimprocess before submitted to the BPJS verificator and also have an in-depth interview, observe theprocess, and document review. The result showed most waste happened in mobilisasi dana unitfor 32.5 days 18.8 minutes in the settlement BPJS document claims. Based on Value StreamMapping, Lead Time of the claim process at this time is 33.9 day. Most types of waste arewaiting and transportation. Proposed improvement provided from the study is to optimizing thecasemix team which newly formed. By optimizing the casemix team, Lead Time required tocomplete the claims process is 6.44 minutes. Standardize work and performance appraisal (KPI,IKI, and IKU) consider to apply to reach employee best performance.
Keywords: Lean Thinking, BPJS, claim, value added activity, non value added activity, waste

Abstrak:

Pelayanan kesehatan yang berkualitas salah satunya dapat dinilai dari lamanya waktu tunggu pelayanan. Waktu tunggu yang lama di rawat jalan akan menghambat pelayanan dan menyebabkan penumpukan pasien serta inefisiensi pelayanan. Penelitian ini bertujuan melakukan analisis alur pelayanan online untuk mengurangi waktu tunggu pasien di Poliklinik Kebidanan RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo dengan pendekatan metode lean. Penelitian ini menggunakan penelitian kuantitatif dan kualitatif. Variabel yang dianalisis meliputi alur pelayanan pasien, cycle time, lead time, takt time, current state, value added activity, non value added activity, waste, fishbone diagram, dan future state. Teknik pengumpulan data dengan menggunakan observasi, wawancara mendalam, dan telaah dokumen. Hasil penelitian didapatkan rata-rata total lead time adalah 109,6 menit. Waktu tunggu paling cepat di pendaftaran 23,3 menit dan paling lama di farmasi 121,3 menit. Value added activities sebesar 13,2 % dan non value added activities sebesar 86,8%. Nilai value-to-waste ratio 15,2%. Hal ini menunjukan bahwa pelayanan belum dalam kondisi lean. Waste yang ditemukan adalah defect, transportation, motion, waiting dan over processing. Analisis future state dengan penerapan metode lean dapat menurunkan non value added menjadi 75% dan jika ditambah digitalisasi pengiriman obat akan menurunkan non value added menjadi 66 %. Usulan peneliti adalah dengan melakukan perbaikan jangka pendek, menengah dan panjang melalui program pelaksanaan metode lean yang berkelanjutan.

---

Quality health services can be assessed by the length of waiting time. Long waiting times in outpatient care will hamper services and cause patient accumulation and service inefficiencies. This study aims to analyze the flow of online services to reduce patient waiting time at the Obstetric and Gynecology Polyclinic of Dr. Cipto Mangunkusumo Hospital using the lean method approach. This study used quantitative and qualitative research. The variables analyzed include patient service flow, cycle time, lead time, takt time, current state, value added activity, non-value added activity, waste, fishbone diagram, and future state. Data collection techniques using observation, in-depth interviews, and document review. The results showed that thevaverage total lead time was 109,6 minutes. The fastest waiting time in registration is 23,3 minutes and the longest in pharmacy is 121,3 minutes. Value added activities amounted to 13,5 % and non-value added activities amounted to 86,5%. The value-to-waste ratio is 15.2%. This shows that the service is not yet in a lean condition. Waste found is defect, transportation, motion, waiting and over processing. Future state analysis with the application of lean methods can reduce non-value added to 75% and if digitalization of drug delivery is added, non-value added will decrease to 66%. The researcher's proposal is to make short, medium and long term improvements through a sustainable lean method implementation program.

Abstrak: Lamanya waktu tunggu dalam pelayanan rawat jalan akan menghambat pelayanan, dan berdampak pada penumpukan antrean dan inefisiensi pelayanan. Penelitian ini bertujuan menganalisis penerapan metode lean pada pelayanan rawat jalan pasien BPJS di rumah sakit Hermina Depok tahun 2017. Penelitian dengan metode kualitatif ini mengobservasi waktu pelayanan pasien rawat jalan BPJS untuk melihat dan memotret kondisi alur pelayanan pasien rawat jalan BPJS. Pada value stream mapping pasien tanpa pemeriksaan penunjang, waktu proses (cycle time) tercepat adalah pada saat pasien di kasir yaitu 2,2 menit dan paling lama adalah pada saat pasien mendapat pemeriksaan dokter yaitu 12,6 menit. Waktu tunggu (waiting time) paling lama pada saat pasien menunggu obat di farmasi yaitu 96,2 menit (1 jam 36 menit) dan paling cepat adalah pada saat pasien menunggu di kasir yaitu 4,4 menit. Pada value stream mapping pasien dengan pemeriksaan penunjang laboratorium, waktu proses (cycle time) tercepat adalah pada saat proses pasien dikasir 4,2 menit, dan paling lama pada saat pasien mendapat pemeriksaan dokter yaitu 12,6 menit. Waktu tunggu (waiting time) terlama pada saat pasien menunggu dokter yaitu 126,2 menit (2 jam 6 menit) dan paling cepat pada saat pasien menunggu proses di kasir 2,2 menit. Pada value stream mapping pasien dengan pemeriksaan penunjang radiologis, waktu proses (cycle time) tercepat pada saat proses pasien dikasir yaitu 4,8 menit, paling lama pada saat proses pemeriksaan radiologi yaitu 67,2 menit (1 jam 7 menit). Waktu tunggu (waiting time) terlama pada saat pasien menunggu dokter 95,6 menit (1 jam 35 menit), paling cepat pada saat proses pasien di kasir 4,4 menit. Hasil penelitian menunjukkan 90 % waktu pelayanan merupakan kegiatan non value added dan hanya 10 % kegiatan yang value added, dengan jenis-jenis waste nya adalah defect, over production, waiting, transportation, inventory, motion, dan over processing. Analisis future state dengan usulan perbaikan metode lean secara simulatif yaitu 5S, Kanban Inventory, visual management menurunkan kegiatan non value added menjadi 78,30 % dan meningkatkan kegiatan value added menjadi 21,70 %. Rekomendasi dengan melakukan perbaikan jangka pendek, jangka menengah dan jangka panjang melalui program pelaksanaan metode lean berkelanjutan.
Kata kunci : Metode lean, rawat jalan, waktu tunggu, kegiatan value added, kegiatan non value added

---

The length of waiting time in the hospital outpatient service is important for efficient hospital service. Long waiting time leads to accumulating queue and inefficient service. This study was aimed to analyze the application of lean method on outpatient BPJS services at Hermina Depok Hospital in 2017. This qualitative research method investigated the time spent by BPJS outpatient patient by applying lean method and observing the outpatient service flow condition. The first result, the value stream mapping (VSM) of patients without any adjunctive examinations (i.e., laboratory or radiology), the fastest cycle time was observed at the reception desk (2.2 minutes) and the longest at the doctor examination room (12.6 minutes). The longest waiting time was at drug prescription process at pharmaceutical unit (96.2 minutes or 1 hour,36 minutes) and checkout was the fastest (4.4 minutes). Second result, the VSM with laboratory examination, the fastest time-cycle was at the reception desk (4.2 minutes), and the longest was observed at the doctor examination (12.6 minutes). The longest waiting time at the doctor waiting room (2 hours 6 minutes) and checkout was the fastest (2.2 minutes). Third result, the VSM with radiologic examination, the fastest cycle time was observed at the reception desk (4.8 minutes), the longest cycle time was at the radiology examination process (67.2 minutes or 1 hour, 7 minutes). The longest waiting time was observed at the doctor examination room (95.6 minutes or 1 hour, 35 minutes) and checkout was the fastest (4.4 minutes). The results showed that 90% service time was non value added activity and only 10% of value added activity. The wastes were defect, over production, waiting, transportation, inventory, motion, and over processing. After conducting future state analysis with the proposed improvement with simulative lean method (5S, Kanban Inventory, visual management), it was found that non value added activity became 78,30% and value added activity became 21,70%. Future recommendation is important to organize short-, medium- and long-term improvements through implementation of sustainable lean method program.
Keywords: Lean method, outpatient waiting time, value added activity, non-value added activity

Abstrak: Biaya obat yang besar memerlukan pengelolaan yang tepat. Proses pengelolaan obat yang paling mengganggu dalam siklus pengelolaan obat di Instalasi Farmasi RSU Sari Mutiara Medan adalah proses pengadaan/pembelian obat. Obat Tingkat pemakaian dan pembelian obat kronis yang tinggi mewakili tingkat pemakaian dan pembelian obat secara keseluruhan. Peningkatan efisiensi pada proses pengadaan/pembelian obat kronis dapat memberikan gambaran peningkatan efisiensi pengelolaan obat secara keseluruhan. Penelitian dengan metode kualitatif ini mengobservasi waktu yang digunakan selama proses pembelian obat dari mulai pemesanan hingga obat diap didistribusikan, dan bertujuan untuk meningkatkan efisiensi pengelolaan obat di Instalasi Farmasi RSU Sari Mutiara Medan dengan menggunakan metode lean. Hasil penelitian dapat merumuskan kegiatan pembelian obat yang beragam menjadi satu alur proses pembelian obat, dalam desain usulan perbaikan tampak pengurangan waktu tunggu, peningkatan presentasi kegiatan value added dan reduksi presentasi kegiatan non value added. Dengan meningkatnya efisiensi proses pembelian/pengadaan obat diharapkan adanya domino effect pada proses pengelolaan obat lainnya. Dalam penelitian ini dicapai kendali biaya dan kendali mutu melalui usulan perbaikan jangka pendek perencanaan kebutuhan obat dengan menggunakan analisis pareto dan VEN, serta metode error proofing dalam evaluasi akhir setiap proses pembelian obat. Penerapan kaizen merupakan usulan jangka panjang yang akan selalu diterapkan dalam setiap analisis proses menggunakan metode lean.
Kata kunci : biaya obat, pengelolaan obat, pembelian/pengadaan obat, metode lean, kegiatan value added, kegiatan non-value added, kaizen, kendali mutu, kendali biaya.

---

Drugs is the most disturbing management process in the drug cycle management in the pharmacy unit of Sari Mutiara Medan Public Hospital. The high consumption and purchase level of chronic drugs represent the high consumption and purchase the whole drugs. Efficiency increasing of chronic drugs procurement/purchase is expected to represent the efficiency increasing of drug management in generally. This qualitative research, using the lean method, observed the time spent from when the drug was ordered until the drug was ready to distribute, with the aim to increase the efficiency of drug management in the pharmacy unit of Sari Mutiara Medan Public Hospital. The results formulate variation of purchasing flow to be one standard future state mapping, and it shows improvement in waiting time, increasing value added activity and reduction non-value added activity. Efficiency increasing of drugs procurement/purchase is expected to have a domino effect for the continuous drug management process. Cost and quality control in this research are obtained through the proposed short-term fixes : using pareto and VEN in drugs demand planning and using error proofing method in every end evaluation of drugs procurement/purchase. Kaizen is applied for the proposed long term fixes and for every flow analysis using lean method.
Keywords : drug cost, drug management, drugs procurement/purchase, lean method, value added activity, non-value added activity, kaizen, quality control, cost control