Abstrak:

Seiring dengan berjalannya waktu, masyarakat pengguna BPJS merasa puas dengan inovasi pelayanan kesehatan melalui program BPJS. Namun, masalah justru terjadi pada pihak instansi kesehatan yang merupakan pihak pendukung program BPJS Kesehatan yang mengalami masalah pending claim. Permasalahan pending claim ini harus segera diatasi karena pending claim menyebabkan kerugian akibat pembiayaan pelayanan lebih besar daripada jumlah klaim yang dibayarkan. Penelitian ini bertujuan untuk mengidentifikasi faktor input, faktor proses, faktor hasil (output) dalam prosedur pengajuan klaim rawat inap pasien BPJS di RS Hermina Ciputat, dan mendapatkan gambaran yang menyebabkan pending claims (output) di RS Hermina Ciputat. Penelitian ini merupakan penelitian dengan pendekatan observasional deskriptif dengan metode kualitatif melalui wawancara mendalam dan telaah dokumen. Hasil penelitan menunjukkan bahwa faktor input yang mengakibatkan banyaknya pending claims di RS Hermina Ciputat antara lain: faktor Man (kompetensi ataupun pengetahuan dokter spesialis, dokter umum, dan tenaga koder yang kurang terkait klaim BPJS); Money (belum dilaksanakannya secara berkelanjutan evaluasi kinerja kepada dokter spesialis); Methods (belum semua ada dan maksimal untuk panduan praktik klinis/clinical pathways); Materials (aplikasi SIMRS tidak praktis dan lambat, jaringan internet lama); dan Machine (kurangnya sarana dan prasarana). Hasil lain dari penelitian menunjukkan bahwa faktor yang mengakibatkan pending claims di RS Hermina Ciputat antara lain: kesulitan dalam melengkapi bukti administrasi klaim dan kesalahan pengisian administrasi dengan tepat; pengisian berkas rekam medis yang tidak lengkap; kualitas pengisian resume medis dan pengisian resume medis yang tidak sesuai; kurang lengkapnya bukti-bukti penunjang klaim; pemberian kode untuk diagnosa primer dan sekunder yang tidak tepat; dan kesalahan pengentrian jenis perawatan.

---

 

BPJS users are satisfied with the innovation of health services through the BPJS program. However, the problem occurred on the health agencies which are supporter institutions of the BPJS Health program which experienced pending claims problem. This problem of pending claims must be addressed immediately because pending claims cause losses due to service costs are greater than the number of claims paid. This study aims to identify input factors, process factors, output factors in the procedure for submitting claims for BPJS inpatient claims at Hermina Ciputat Hospital and to obtain an overview of the causes of pending claims (output) at Hermina Ciputat Hospital. This study uses descriptive observational approach with qualitative methods through in-depth interviews and document review. The results of the study show that the input factors that result in the number of pending claims at Hermina Ciputat Hospital include: Man factor (competence or knowledge of specialist doctors, general practitioners, and coding staff who are not competent handling BPJS claims); Man factor (competence or knowledge of specialist doctors, general practitioners, and coding staff who are lacking in relation to BPJS claims); Money (no continuous performance evaluation or specialist doctors); Methods (not maximal impelementation of practice guidelines/clinical pathways); Materials (the SIMRS application is not user-friendly and slow, slow internet connection); and Machine (lack of facilities and infrastructure).Other results of the study show that the factors resulting in pending claims at Hermina Ciputat Hospital include: difficulties in completing proof of claim administration and administrative filling errors; incomplete filling of medical record files; the quality of filling out medical resumes and filling out medical resumes that are not appropriate; incomplete evidence supporting the claim; inappropriate coding for primary and secondary diagnoses; and errors in determining treatment type.

Abstrak: Progam Jaminan kesehatan Nasional yang diselenggarakan oleh Badan Penyelenggara Jaminan Sosial (BPJS) menuntut rumah sakit bekerjasama dengan BPJS yaitu rumah sakit pemerintah, TNI/Polri atau swasta. Dituntut efisiensi, efektivitas biaya dengan membangun mutu klaim yang baik dan pengajuan berkas klaim sesuai target. (Gede,2015). Keterlambatan pengajuan berkas klaim dapat merugikan rumah sakit karena permasalahan problem resume rawat inap dan laporan operasi tidak lengkap, tidak terbaca, tidak diisi, tidak singkron antara anamnesis, diagnosis atau terapi. RST BWT telah membuat aplikasi data base resume rawat inap dan laporan operasi yang telah diterapkan bulan Maret 2020.

Abstrak:

---

Abstrak: Penelitian ini dilatarbelakangi adanya kejadian pending claims pasien rawat inap BPJS Kesehatan di Rumah Sakit Umum Hasanah Graha Afiah (RSU HGA) pada bulan pelayanan Januari hingga Desember 2022 sebanyak 493 berkas dari total pengajuan 5.603 berkas (8,8%). Adapun total tagihan yang mengalami penundaan pembayaran klaim sebesar Rp3.924.719.300 dari total yang diajukan Rp27.912.112.900 (14,06%). Kejadian pending claims di RSU HGA seharusnya tidak terjadi atau dapat diminimalisir apabila pengelolaan klaim dapat dikelola dengan baik. Oleh karena itu, penelitian ini bertujuan untuk mengidentifikasi penyebab pending claims pasien rawat inap BPJS kesehatan di RSU HGA, serta memberikan alternatif solusi pengelolaan klaim pasien rawat inap BPJS Kesehatan di RSU HGA. Penelitian ini merupakan penelitian studi kasus dengan pendekatan kualitatif. Pengumpulan data dilakukan di Unit Casemix, Instalasi Rawat Inap, dan Instalasi Rekam Medik RSU HGA, pada bulan April hingga Mei 2023. Sumber data meliputi data primer dan data sekunder. Data primer diambil dengan cara wawancara mendalam dan observasi, sedangkan data sekunder melalui telaah dokumen dan telaah literatur. Hasil penelitian menunjukkan gambaran pending claims pasien rawat inap BPJS Kesehatan di RSU HGA pada tahun 2022 antara lain terkait pengisian resume medis (33,1%), permintaan konfirmasi BPJS Kesehatan terkait masalah medis dan koding (33,1%), ketidaklengkapan berkas penunjang klaim (17,6%), ketidaktepatan pemberian kode tindakan medis (3,6%), diagnosis primer (2,8%) dan sekunder (2,1%), ketidaksesuain administrasi klaim (3,5%), serta kasus KLB yang diklaimkan ke BPJS Kesehatan (4,2%). Terjadinya keterlambatan dalam pengajuan klaim BPJS Kesehatan oleh RSU HGA kepada BPJS Kesehatan dengan rata-rata keterlambatan 5,7 hari. Pending claims dan keterlambatan pengajuan klaim RSU HGA disebabkan karena faktor input dan proses. Faktor input antara lain faktor man yaitu terkait jumlah dan kompetensi SDM, money yaitu ketersediaan dana pelatihan staf, method yaitu ketersediaan peraturan internal RS, dan machine yaitu sistem informasi RS. Sedangkan faktor proses antara lain kelengkapan dan ketepatan waktu pengisian resume medis, kurangnya melampirkan bukti penunjang berkas klaim, ketepatan pemberian kode penyakit dan prosedur, permintaan konfirmasi oleh verifikator BPJS Kesehatan terkait permasalahan medis dan koding, serta administrasi klaim. Peneliti menyarankan kepada manajemen RSU HGA untuk melakukan kajian ulang Analisis Beban Kerja (ABK) Unit Casemix dan penempatan posisi staf koder, meningkatkan kompetensi petugas melalui pelatihan baik internal maupun eksternal, pengembangan sistem informasi yang dimiliki oleh rumah sakit untuk keperluan sosialisasi, monitoring dan evaluasi terkait pengelolaan klaim BPJS Kesehatan, mengembangkan kebijakan pemberian reward dan punishment kepada dokter spesialis, serta mengimplementasikan manajemen risiko SIMRS. Temuan penelitian ini diharapkan dapat memberikan sumbangan dalam pengembangan kebijakan pengelolaan klaim BPJS Kesehatan di RSU HGA.

---

This research was motivated by the occurrence of pending claims of BPJS Kesehatan inpatients at Hasanah Graha Afiah General Hospital (RSU HGA) in the service month of January to December 2022 as many as 493 files from a total of 5,603 files (8.8%). The total bills that experienced delays in claim payment amounted to Rp3,924,719,300 from the total submitted Rp27,912,112,900 (14.06%). The occurrence of pending claims at HGA Hospital should not occur or can be minimized if claims management can be managed properly. Therefore, this study aims to identify the causes of pending claims of BPJS Kesehatan inpatients at HGA General Hospital, as well as provide alternative solutions for managing BPJS Kesehatan inpatient claims at HGA General Hospital. This research is a case study research with a qualitative approach. Data collection was carried out at the Casemix Unit, Inpatient Installation, and Medical Record Installation of HGA Hospital, from April to May 2023. Data sources include primary data and secondary data. Primary data are taken by means of in-depth interviews and observations, while secondary data through document review and literature review. The results showed a picture of pending claims for BPJS Kesehatan inpatients at HGA Hospital in 2022, including those related to filling out medical resumes (33.1%), BPJS Kesehatan confirmation requests related to medical problems and coding (33.1%), incomplete claim support files (17.6%), inaccuracy in providing medical action codes (3.6%), primary (2.8%) and secondary (2.1%) diagnoses, claims administration discrepancies (3.5%), and outbreak cases claimed to BPJS Kesehatan (4.2%). There was a delay in submitting BPJS Kesehatan claims by HGA Hospital to BPJS Kesehatan with an average delay of 5.7 days. Pending claims and delays in submitting HGA hospital claims are caused by input and process factors. Input factors include man factors, namely related to the number and competence of human resources, money, namely the availability of staff training funds, methods, namely the availability of internal hospital regulations, and machines, namely hospital information systems. Meanwhile, process factors include the completeness and timeliness of filling out medical resumes, the lack of attaching supporting evidence for claim files, the accuracy of providing disease codes and procedures, requests for confirmation by BPJS Kesehatan verifiers related to medical problems and coding, and claim administration. The researcher suggested to the management of HGA Hospital to conduct a review of the Workload Analysis (ABK) of the Casemix Unit and the placement of coder staff positions, improve the competence of officers through training both internal and external, develop information systems owned by the hospital for socialization, monitoring and evaluation purposes related to BPJS Kesehatan claim management, develop reward and punishment policies to specialists, as well as implementing SIMRS risk management. The findings of this research are expected to contribute to the development of BPJS Kesehatan claim management policies at HGA General Hospital.

Abstrak:

---

Abstrak:

---

Abstrak:

Abstrak:

---

Abstrak: Keterlambatan pengajuan klaim BPJS berakibat pada turunnya cashflow rumahsakit. Proses klaim saat ini berjalan tidak efisien dan efektif. Tujuan daripenelitian ini adalah mendapatkan hasil analisis dan usulan perbaikan alur prosesdokumen klaim BPJS pasien rawat jalan dengan menerapkan konsep LeanHospital. Penelitian dengan pendekatan kuantitatif dan kualitatif inimengobservasi waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan dokumen klaimsebelum diberikan kepada verifikator BPJS serta melakukan wawancaramendalam, observasi proses, dan telaah dokumen. Hasil penelitian menunjukkanterjadi waste terbesar di unit mobilisasi dana yaitu selama 32,5 hari 18,8 menitdalam penyelesaian dokumen klaim. Jenis waste terbanyak adalah waiting dantransportation. Berdasarkan VSM diketahui Lead Time dari proses klaim saat iniadalah 33,9 hari. Usulan perbaikan yang diberikan dari penelitian ini adalahdengan optimalisasi tim Casemix yang baru saja dibentuk, sehingga lead timepengerjaan klaim yang dibutuhkan menjadi 6,44 menit. Standardisasi kerja danpenilaian kinerja berupa KPI, IKI, dan IKU dinilai perlu diterapkan agar kinerjapetugas menjadi optimal.
Kata Kunci: Lean Thinking, BPJS, klaim, value added activity, non value addedactivity, waste

---

Delay in the submission of BPJS claims resulted in decreasing hospital cash flow. The currentclaim process is not efficient and effective.The objective of this reseach is to analize and proposeimprovement in the claim process by applying Lean Hospital concept. This research usedquantitative and qualitative approaches to observed the time required to complete the claimprocess before submitted to the BPJS verificator and also have an in-depth interview, observe theprocess, and document review. The result showed most waste happened in mobilisasi dana unitfor 32.5 days 18.8 minutes in the settlement BPJS document claims. Based on Value StreamMapping, Lead Time of the claim process at this time is 33.9 day. Most types of waste arewaiting and transportation. Proposed improvement provided from the study is to optimizing thecasemix team which newly formed. By optimizing the casemix team, Lead Time required tocomplete the claims process is 6.44 minutes. Standardize work and performance appraisal (KPI,IKI, and IKU) consider to apply to reach employee best performance.
Keywords: Lean Thinking, BPJS, claim, value added activity, non value added activity, waste

Abstrak: Lamanya waktu tunggu dalam pelayanan rawat jalan akan menghambat pelayanan, dan berdampak pada penumpukan antrean dan inefisiensi pelayanan. Penelitian ini bertujuan menganalisis penerapan metode lean pada pelayanan rawat jalan pasien BPJS di rumah sakit Hermina Depok tahun 2017. Penelitian dengan metode kualitatif ini mengobservasi waktu pelayanan pasien rawat jalan BPJS untuk melihat dan memotret kondisi alur pelayanan pasien rawat jalan BPJS. Pada value stream mapping pasien tanpa pemeriksaan penunjang, waktu proses (cycle time) tercepat adalah pada saat pasien di kasir yaitu 2,2 menit dan paling lama adalah pada saat pasien mendapat pemeriksaan dokter yaitu 12,6 menit. Waktu tunggu (waiting time) paling lama pada saat pasien menunggu obat di farmasi yaitu 96,2 menit (1 jam 36 menit) dan paling cepat adalah pada saat pasien menunggu di kasir yaitu 4,4 menit. Pada value stream mapping pasien dengan pemeriksaan penunjang laboratorium, waktu proses (cycle time) tercepat adalah pada saat proses pasien dikasir 4,2 menit, dan paling lama pada saat pasien mendapat pemeriksaan dokter yaitu 12,6 menit. Waktu tunggu (waiting time) terlama pada saat pasien menunggu dokter yaitu 126,2 menit (2 jam 6 menit) dan paling cepat pada saat pasien menunggu proses di kasir 2,2 menit. Pada value stream mapping pasien dengan pemeriksaan penunjang radiologis, waktu proses (cycle time) tercepat pada saat proses pasien dikasir yaitu 4,8 menit, paling lama pada saat proses pemeriksaan radiologi yaitu 67,2 menit (1 jam 7 menit). Waktu tunggu (waiting time) terlama pada saat pasien menunggu dokter 95,6 menit (1 jam 35 menit), paling cepat pada saat proses pasien di kasir 4,4 menit. Hasil penelitian menunjukkan 90 % waktu pelayanan merupakan kegiatan non value added dan hanya 10 % kegiatan yang value added, dengan jenis-jenis waste nya adalah defect, over production, waiting, transportation, inventory, motion, dan over processing. Analisis future state dengan usulan perbaikan metode lean secara simulatif yaitu 5S, Kanban Inventory, visual management menurunkan kegiatan non value added menjadi 78,30 % dan meningkatkan kegiatan value added menjadi 21,70 %. Rekomendasi dengan melakukan perbaikan jangka pendek, jangka menengah dan jangka panjang melalui program pelaksanaan metode lean berkelanjutan.
Kata kunci : Metode lean, rawat jalan, waktu tunggu, kegiatan value added, kegiatan non value added

---

The length of waiting time in the hospital outpatient service is important for efficient hospital service. Long waiting time leads to accumulating queue and inefficient service. This study was aimed to analyze the application of lean method on outpatient BPJS services at Hermina Depok Hospital in 2017. This qualitative research method investigated the time spent by BPJS outpatient patient by applying lean method and observing the outpatient service flow condition. The first result, the value stream mapping (VSM) of patients without any adjunctive examinations (i.e., laboratory or radiology), the fastest cycle time was observed at the reception desk (2.2 minutes) and the longest at the doctor examination room (12.6 minutes). The longest waiting time was at drug prescription process at pharmaceutical unit (96.2 minutes or 1 hour,36 minutes) and checkout was the fastest (4.4 minutes). Second result, the VSM with laboratory examination, the fastest time-cycle was at the reception desk (4.2 minutes), and the longest was observed at the doctor examination (12.6 minutes). The longest waiting time at the doctor waiting room (2 hours 6 minutes) and checkout was the fastest (2.2 minutes). Third result, the VSM with radiologic examination, the fastest cycle time was observed at the reception desk (4.8 minutes), the longest cycle time was at the radiology examination process (67.2 minutes or 1 hour, 7 minutes). The longest waiting time was observed at the doctor examination room (95.6 minutes or 1 hour, 35 minutes) and checkout was the fastest (4.4 minutes). The results showed that 90% service time was non value added activity and only 10% of value added activity. The wastes were defect, over production, waiting, transportation, inventory, motion, and over processing. After conducting future state analysis with the proposed improvement with simulative lean method (5S, Kanban Inventory, visual management), it was found that non value added activity became 78,30% and value added activity became 21,70%. Future recommendation is important to organize short-, medium- and long-term improvements through implementation of sustainable lean method program.
Keywords: Lean method, outpatient waiting time, value added activity, non-value added activity