Latar Belakang : Pengelolaan inventori obat yang efisien merupakan faktor penting dalam menjamin ketersediaan obat, mutu pelayanan, dan efisiensi biaya rumah sakit. Ketidakefisienan pengelolaan inventori dapat menimbulkan berbagai waste, seperti kelebihan stok, kekosongan stok, obat non-moving, dan obat kedaluwarsa, yang berdampak pada peningkatan biaya, penurunan mutu pelayanan, serta keterlambatan terapi pasien. Berbagai faktor, antara lain perencanaan yang tidak akurat, lamanya waktu pengadaan, penyimpanan yang belum optimal, dan variasi proses operasional, menjadi penyebab utama ketidakefisienan pengelolaan inventori obat. Tujuan: Mengoptimalkan manajemen rantai pasok internal farmasi di Instalasi Farmasi Medistra Hospital melalui pendekatan lean six sigma dalam pengendalian dan peningkatan efisiensi inventori obat sehingga dapat mengurangi pemborosan, menekan variasi proses, mengoptimalkan ketersediaan obat, serta mendukung mutu pelayanan rumah sakit. Metode: Penelitian ini menggunakan desain operational research dengan pendekatan mix method, dimana kerangka kerja Lean Six Sigma melalui DMAIC digunakan sebagai panduan sistematis untuk mengintegrasikan analisis data kuantitatif inventori obat dan data kualitatif operasional. Teknik pengambilan sampel yang digunakan adalah stratified random sampling, dengan total sampel sebanyak 400 nomor perencanaan obat. Hasil: Pendekatan Lean Six Sigma mengidentifikasi lead time pengelolaan inventori obat sebesar 139 jam 26 menit 30 detik (5,7 hari), dengan 99% waktu proses merupakan kegiatan non-value added yang didominasi oleh waste tipe waiting sebesar 137 jam 37 menit 3 detik. Kondisi awal inventori menunjukkan nilai persediaan sebesar Rp 12.223.885.423,40, terdiri atas 343 item obat overstock senilai Rp 301.047.282, 88 item obat kosong, 35 item obat stagnan senilai Rp 34.775.208, dan 9 item obat expired senilai Rp1.613.710. Akar masalah yang teridentifikasi meliputi belum optimalnya SIMRS inventori, tingginya variasi me-too brand dalam formularium rumah sakit, variasi pengetahuan dan kompetensi petugas, belum adanya regulasi tindak lanjut purchase order kepada distributor, kurangnya pemahaman staf pembelian terhadap kebutuhan pelayanan, pembatasan jam persetujuan purchase order, kurangnya supervisi pada tahap penerimaan, keterlambatan penyimpanan obat, belum tersedianya visual management untuk penerapan FEFO/FIFO, serta penempatan obat LASA yang belum sesuai regulasi. Intervensi Lean Six Sigma dilakukan melalui penerapan standardized work, sosialisasi ulang alur kerja, implementasi sistem kanban pada tahap perencanaan, optimalisasi prinsip 5R di gudang logistik farmasi, serta penerapan visual management untuk mendukung implementasi FEFO/FIFO. Kesimpulan : Implementasi lean six sigma berhasil menurunkan lead time pengelolaan inventori obat, menurunkan nilai stok inventori obat dan jumlah item inventori obat, menurunkan nilai pembelian obat, menurunkan nilai obat overstock, menurukan jumlah obat kosong, menurunkan jumlah obat stagnan dan menurunkan jumlah obat expired.

Background: Efficient drug inventory management is essential to ensure medicine availability, improve service quality, and enhance hospital cost efficiency. Inefficient inventory management can generate various forms of waste, including overstock, stockouts, non-moving medicines, and expired medicines, leading to increased costs, reduced quality of care, and delays in patient treatment. Inaccurate planning, prolonged procurement lead times, suboptimal storage practices, and variations in operational processes are among the major contributors to inefficiencies in drug inventory management. Objective: To optimize internal pharmaceutical supply chain management at the Pharmacy Department of Medistra Hospital through the implementation of Lean Six Sigma to improve drug inventory control and operational efficiency, thereby reducing waste, minimizing process variation, optimizing medicine availability, and supporting the quality of hospital services. Methods: This operational research employed a mixed-methods design. The Lean Six Sigma DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve, and Control) framework was used as a systematic approach to integrate quantitative drug inventory data with qualitative operational data. A stratified random sampling technique was applied, resulting in a total sample of 400 drug planning records. Results: The Lean Six Sigma approach identified a total drug inventory management lead time of 139 hours, 26 minutes, and 30 seconds (5.7 days), of which 99% consisted of non-value-added activities, predominantly waiting waste, accounting for 137 hours, 37 minutes, and 3 seconds. The baseline inventory value was IDR 12,223,885,423.40, comprising 343 overstock items valued at IDR 301,047,282, 88 stockout items, 35 non-moving items valued at IDR 34,775,208, and 9 expired items valued at IDR 1,613,710. Root cause analysis identified several contributing factors, including suboptimal utilization of the Hospital Management Information System (HMIS) for inventory management, a high variation of me-too brands in the hospital formulary, variations in staff knowledge and competencies, the absence of regulations governing purchase order follow-up with distributors, limited understanding among purchasing staff regarding clinical service requirements, restrictions on purchase order approval hours, inadequate supervision during the receiving process, delays in transferring medicines to designated storage locations, the absence of visual management tools to support FEFO/FIFO implementation, and non-compliant placement of look-alike, sound-alike (LASA) medicines. Lean Six Sigma interventions included the implementation of standardized work, workflow reorientation, a kanban system during the planning stage, optimization of the Indonesian 5R workplace organization principles in the pharmacy logistics warehouse, and visual management to strengthen FEFO/FIFO implementation. Conclusion: The implementation of Lean Six Sigma successfully reduced drug inventory management lead time, inventory value, the number of inventory items, drug purchasing expenditure, overstock value, stockout incidents, non-moving medicines, and expired medicines, thereby improving the efficiency of internal pharmaceutical supply chain management.

Pelayanan farmasi rawat jalan merupakan salah satu komponen penting dalam penyelenggaraan pelayanan rumah sakit yang berperan dalam menjamin mutu pelayanan, keselamatan pasien, serta tingkat kepuasan pasien. Salah satu indikator mutu pelayanan farmasi adalah waktu tunggu pelayanan resep. Hasil pengamatan awal di Instalasi Farmasi Rawat Jalan Charitas Hospital Palembang menunjukkan bahwa waktu tunggu pelayanan resep, khususnya resep racikan, masih belum memenuhi Standar Pelayanan Minimal (SPM) yang ditetapkan. Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis penerapan Lean Hospital sebagai upaya meningkatkan efisiensi proses pelayanan dan menurunkan waktu tunggu pelayanan resep di Instalasi Farmasi Rawat Jalan Charitas Hospital Palembang. Penelitian ini merupakan studi operasional dengan pendekatan Lean Hospital. Pengumpulan data dilakukan melalui observasi langsung terhadap alur pelayanan resep dan pengukuran waktu pada setiap tahapan pelayanan. Sebanyak 200 resep dianalisis, yang terdiri atas 152 resep obat jadi dan 48 resep racikan. Analisis dilakukan menggunakan Value Stream Mapping (VSM), identifikasi pemborosan (waste) berdasarkan prinsip Lean dan fishbone diagram, serta pengukuran efisiensi proses melalui perhitungan Value Added Ratio (VAR). Hasil penelitian menunjukkan bahwa pada kondisi current state, lead time pelayanan resep obat jadi mencapai 34,5 menit yang terdiri atas Value Added Time (VAT) sebesar 16,8 menit dan Non-Value Added Time (NVAT) sebesar 17,8 menit. Sementara itu, lead time pelayanan resep racikan mencapai 74,3 menit dengan VAT sebesar 45,4 menit dan NVAT sebesar 29,1 menit. Analisis waste menunjukkan bahwa jenis pemborosan yang paling dominan adalah waiting waste, yaitu sebesar 61,8% pada pelayanan resep obat jadi dan 53,61% pada pelayanan resep racikan, diikuti oleh overprocessing waste. Berdasarkan hasil analisis penyebab waste, dilakukan berbagai intervensi perbaikan Lean yang meliputi penambahan Tenaga Teknis Kefarmasian (TTK) pada shift pagi dan siang, pemanfaatan WhatsApp Blast sebagai media pemberitahuan real-time kepada pasien terkait penyelesaian obat, penguatan koordinasi dengan pihak provider asuransi, penyediaan hand blender dan alat pengisi kapsul untuk mendukung proses peracikan, implementasi prinsip 5S, optimalisasi tata letak ruang pelayanan, penerapan visual management, serta penyesuaian jadwal praktik dokter spesialis dan peningkatan kepatuhan terhadap jadwal pelayanan. Hasil future state mapping menunjukkan adanya peningkatan efisiensi proses pelayanan. Lead time pelayanan resep obat jadi menurun menjadi 20,3 menit atau berkurang sebesar 41,2%, sedangkan lead time pelayanan resep racikan menurun menjadi 52,9 menit atau berkurang sebesar 28,8%. Selain itu, nilai VAR pada resep obat jadi meningkat dari 48,7% menjadi 49,75%, sedangkan nilai VAR pada resep racikan meningkat dari 61,1% menjadi 62,75%. Penelitian ini menyimpulkan bahwa penerapan Lean Hospital mampu mengidentifikasi dan mengeliminasi aktivitas yang tidak memberikan nilai tambah sehingga meningkatkan efisiensi proses pelayanan farmasi dan menurunkan waktu tunggu pelayanan resep di Instalasi Farmasi Rawat Jalan Charitas Hospital Palembang.

Outpatient pharmacy services constitute an essential component of hospital healthcare delivery, playing a significant role in ensuring service quality, patient safety, and patient satisfaction. One of the key indicators of pharmacy service quality is prescription waiting time. Preliminary observations conducted at the Outpatient Pharmacy Department of Charitas Hospital Palembang indicated that prescription waiting times, particularly for compounded prescriptions, had not yet met the established Minimum Service Standards (MSS). This study aimed to analyze the implementation of Lean Hospital principles as an approach to improving service efficiency and reducing prescription waiting times at the Outpatient Pharmacy Department of Charitas Hospital Palembang. This study employed an operational research design using a Lean Hospital approach. Data were collected through direct observation of prescription service workflows and time measurements at each stage of the dispensing process. A total of 200 prescriptions were analyzed, comprising 152 non-compounded prescriptions and 48 compounded prescriptions. Data analysis was conducted using Value Stream Mapping (VSM), waste identification based on Lean principles and fishbone diagram analysis, as well as process efficiency assessment through the calculation of the Value Added Ratio (VAR). The findings revealed that, in the current state, the lead time for non-compounded prescriptions was 34.5 minutes, consisting of 16.8 minutes of Value Added Time (VAT) and 17.8 minutes of Non-Value Added Time (NVAT). Meanwhile, the lead time for compounded prescriptions was 74.3 minutes, comprising 45.4 minutes of VAT and 29,1 minutes of NVAT. Waste analysis demonstrated that waiting waste was the most dominant type of waste, accounting for 61.8% of total waste in non-compounded prescription services and 53.61% in compounded prescription services, followed by overprocessing waste. Based on the analysis of waste causes, several Lean improvement interventions were implemented, including the addition of pharmacy technicians during morning and afternoon shifts, the utilization of WhatsApp Blast as a real-time notification system to inform patients when medications were ready for collection, enhanced coordination with insurance providers, the provision of hand blenders and capsule-filling devices to support compounding activities, implementation of the 5S methodology, optimization of pharmacy layout, application of visual management techniques, and adjustment of specialist physicians’ practice schedules along with improved compliance with service schedules. The future state mapping demonstrated improved process efficiency. The lead time for non-compounded prescriptions decreased to 20.3 minutes, representing a 41.2% reduction, while the lead time for compounded prescriptions decreased to 52.9 minutes, representing a 28.8% reduction. Furthermore, the VAR for non-compounded prescriptions increased from 48.7% to 49.75%, whereas the VAR for compounded prescriptions increased from 61.1% to 62.75%. This study concludes that the implementation of Lean Hospital principles effectively identified and eliminated non-value-added activities, thereby improving pharmacy service efficiency and reducing prescription waiting times at the Outpatient Pharmacy Department of Charitas Hospital Palembang.

Pendahuluan: Waktu tunggu pelayanan obat rawat jalan non racikan dan racikan di Instalasi Farmasi RS Mitra Husada belum mencapai standar nasional yaitu ≤30 menit untuk obat non racikan dan ≤60 menit obat racikan sehingga masih menjadi keluhan bagi RS. Penelitian ini bertujuan menganalisis waktu tunggu pelayanan obat dengan menggunakan konsep Lean Hospital di Instalasi Farmasi RS Mitra Husada. Metode: Penelitian ini adalah deskriptif kualitatif dengan action research, pengambilan data dilakukan pada bulan Mei dan Juni 2022 di Instalasi Farmasi Rawat Jalan. Sampel yang diambil berjumlah 98 resep obat non racikan dan 100 obat racikan. Pengamatan langsung menggunakan lembar observasi VSM dan lembar waste, wawancara dengan informan menggunakan lembar wawancara. Analisis kuantitatif menggunakan SPSS dan kualitatif dengan mengolah data primer, sekunder dan wawancara. Hasil: Pada kondisi current state waktu yang dibutuhkan untuk pelayanan setiap 1 resep (lead time) untuk resep non racikan adalah 63,54 menit dari standar nasional ≤ 30 menit dengan waste 87,5% nya, sedangkan lead time untuk resep racikan adalah 106,5 menit dari standar nasional ≤ 60 menit dengan waste 81,82%. Pada analisa kegiatan non value added terdapat 22 kegiatan yang termasuk dalam waste, tertinggi ada pada kategori waste waiting dantransportation. Root cause analysis dengan metode 5 why’s menyimpulan bahwa akar masalah utama pada penelitian ini pada man. Kesimpulan: Dengan metode lean hospital dapat mengetahui capaian waktu tunggu pelayanan obat rawat jalan, waste dan akar penyebab masalah hingga desain rancangan perubahan sebagai upaya perbaikan berupa desain perbaikan jangka pendek yaitu menggunakan lean kaizen, PDCA, 5S, Visual management dan heijunka, jangka menengah dan panjang. Kata kunci: Waktu tunggu obat, lean, Rawat Jalan, Farmasi

Pendahuluan: Waktu tunggu pelayanan obat rawat jalan non racikan dan racikan di Instalasi Farmasi RS Mitra Husada belum meIntroduction: The waiting time for non compounding and compounding outpatient services at the Pharmacy Installation of Mitra Husada Hospital has not yet reached the national standard, namely 30 minutes for non compounding drugs and 60 minutes for compounding drugs so it is still a complaint for hospitals. This study aims to analyze the waiting time for drug services using the Lean Hospital concept at the Pharmacy Installation of Mitra Husada Hospital. Methods: This research is descriptive qualitative with action research, data collection was carried out in May and June 2022 at the Outpatient Pharmacy Installation. The samples taken amounted to 98 non compounding drug prescriptions and 100 compounding drugs. Direct observations using VSM observation sheets and waste sheets, interviews with informants using interview sheets. Quantitative analysis using SPSS and qualitative by processing primary, secondary and interview data. Results: In the current state, the time required for service for every 1 recipe (Lead Time) for non-compounding recipes is 63.54 minutes from the national standard 30 minutes with 87.5% waste, while the Lead Time for compounding recipes is 106, 5 minutes from the national standard 60 minutes with 81.82% waste. In the analysis of non-value added activities there are 22 activities that are included in the waste, the highest is in the category of waste waiting and transportation. Root cause analysis with the 5 why's method concludes that the main root cause of this research is man. Conclusion: With the lean hospital method, we can find out the waiting time for outpatient drug services, waste and the root causes of the problem to the design of the change design as an improvement effort in the form of short,with lean kaizen, PDCA, 5S, Visual management and heijunka tools and medium and long term improvement designs. Key words: Drug waiting time, lean, Outpatient, Pharmacyncapai standar nasional yaitu ≤30 menit untuk obat non racikan dan ≤60 menit obat racikan sehingga masih menjadi keluhan bagi RS. Penelitian ini bertujuan menganalisis waktu tunggu pelayanan obat dengan menggunakan konsep Lean Hospital di Instalasi Farmasi RS Mitra Husada. Metode: Penelitian ini adalah deskriptif kualitatif dengan action research, pengambilan data dilakukan pada bulan Mei dan Juni 2022 di Instalasi Farmasi Rawat Jalan. Sampel yang diambil berjumlah 98 resep obat non racikan dan 100 obat racikan. Pengamatan langsung menggunakan lembar observasi VSM dan lembar waste, wawancara dengan informan menggunakan lembar wawancara. Analisis kuantitatif menggunakan SPSS dan kualitatif dengan mengolah data primer, sekunder dan wawancara. Hasil: Pada kondisi current state waktu yang dibutuhkan untuk pelayanan setiap 1 resep (lead time) untuk resep non racikan adalah 63,54 menit dari standar nasional ≤ 30 menit dengan waste 87,5% nya, sedangkan lead time untuk resep racikan adalah 106,5 menit dari standar nasional ≤ 60 menit dengan waste 81,82%. Pada analisa kegiatan non value added terdapat 22 kegiatan yang termasuk dalam waste, tertinggi ada pada kategori waste waiting dantransportation. Root cause analysis dengan metode 5 why’s menyimpulan bahwa akar masalah utama pada penelitian ini pada man. Kesimpulan: Dengan metode lean hospital dapat mengetahui capaian waktu tunggu pelayanan obat rawat jalan, waste dan akar penyebab masalah hingga desain rancangan perubahan sebagai upaya perbaikan berupa desain perbaikan jangka pendek yaitu menggunakan lean kaizen, PDCA, 5S, Visual management dan heijunka, jangka menengah dan panjang. Kata kunci: Waktu tunggu obat, lean, Rawat Jalan, Farmasi