Latar Belakang: Penerapan Rekam Medis Elektronik (RME) di rumah sakit menuntut kesiapan sistem yang handal untuk menjamin kelangsungan pelayanan kesehatan. Kenyataannya gangguan sistem yang menyebabkan henti waktu (downtime) tidak terencana masih menjadi tantangan serius yang berpotensi mengancam keselamatan pasien, menurunkan mutu layanan, dan menimbulkan kerugian operasional. RSUD Wangaya Kota Denpasar sebagai rumah sakit tipe B Pendidikan telah mengimplementasikan RME sejak tahun 2022, namun masih menghadapi kendala teknis yang berulang pada berbagai instalasi pelayanan. Tujuan: Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis pengelolaan RME pada situasi henti waktu tidak terencana di RSUD Wangaya Kota Denpasar dengan pendekatan kerangka Human-Organization-Technology-Fit (HOT-Fi)t. Metode: Penelitian ini menggunakan desain kualitatif deskriptif dengan pendekatan studi kasus. Pengumpulan data dilakukan melalui wawancara mendalam terhadap 11 informan yang terdiri dari manajemen rumah sakit, Kepala Instalasi Rekam Medis, Kepala Instalasi SIMRS, petugas administrasi dan kasir, serta petugas kesehatan. Data juga diperoleh melalui telaah dokumen (Peraturan Direktur, Standar Prosedur Operasional, dan alur pelayanan) serta observasi lapangan. Analisis data menggunakan metode reduksi data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan. Hasil: Pada periode April-Mei 2026 tercatat 15 kejadian gangguan yang berpotensi menyebabkan downtime tidak terencana. Kategori gangguan perangkat komputer dan jaringan, diikuti gangguan aplikasi RME. Lokasi terbanyak terjadi di Poli Endokrin Dewasa dan IGD. Pada aspek manusia, pemahaman petugas terhadap downtime sudah baik namun kesiapan prosedural petugas administrasi dan kasir masih rendah. Aspek organisasi menunjukkan koordinasi antar unit berjalan efektif melalui grup komunikasi, namun regulasi internal (Peraturan Direktur dan SPO) belum mengatur penanganan downtime tidak terencana secara spesifik. Aspek teknologi mengungkapkan bahwa infrastruktur fisik pendukung telah tersedia, namun infrastruktur inti (jaringan, storage, perangkat keras) masih lemah sehingga gangguan tetap dominan. Aspek net benefit menunjukkan bahwa dampak negatif terhadap mutu dan efisiensi layanan masih lebih dominan dibandingkan manfaat positif yang dirasakan. Kesimpulan: Pengelolaan RME pada situasi henti waktu tidak terencana di RSUD Wangaya Kota Denpasar belum berjalan optimal karena terdapat kelemahan pada ketiga dimensi HOT-Fit. Pada aspek organisasi, menunjukkan belum lengkapnya regulasi internal yang menjadi landasan prosedur darurat. Diperlukan penyempurnaan Peraturan Direktur dan SPO penanganan downtime tidak terencana, penguatan infrastruktur teknologi inti, serta peningkatan kapasitas petugas melalui pelatihan dan simulasi berkala untuk meminimalkan dampak negatif dan menjaga keberlanjutan manfaat RME.

Background: The adoption of Electronic Medical Record (EMR) in hospital settings necessitates a dependable system to ensure uninterrupted healthcare delivery. However, unplanned system downtime remains a persistent challenge that poses potential threats to patient safety, compromises service quality, and generates operational losses. RSUD Wangaya Kota Denpasar, a type B teaching hospital, fully implemented an EMR system in 2022, yet it continues to encounter recurring technical difficulties across multiple service units. Objective: This study sought to examine the management of EMR during unplanned downtime events at RSUD Wangaya Kota Denpasar, utilizing the Human-Organization-Technology-Fit (HOT-Fit) framework as the analytical lens. Methods: A qualitative descriptive design with a case study approach was employed. Data collection was conducted through in-depth interviews with 11 informants representing hospital management, the Head of the Medical Records Department, the Head of the Hospital Information System Department, administrative and cashier staff, and healthcare professionals. Additional data were gathered through document reviews of the Director's Regulation, Standard Operating Procedure (SOP), service flow documents, and direct field observations. Data analysis followed a systematic process encompassing data reduction, data display, and conclusion. Results: During the period from April to May 2026, 15 incidents with the potential to cause unplanned downtime were documented. Computer hardware and network disruptions constituted the predominant category, followed by EMR application failures. The highest frequency of occurrences was observed at the Adult Endocrinology Clinic and the Emergency Department. Regarding human factors, staff comprehension of downtime procedures was generally adequate, yet procedural readiness among administrative and cashier personnel remained insufficient. From an organizational standpoint, inter-unit coordination demonstrated effectiveness through available communication channels, although internal regulatory instruments, including the Director's Regulation and SOP, did not yet explicitly address unplanned downtime protocols. The technological dimension revealed that while supporting physical infrastructure was in place, core components such as network connectivity, data storage, and hardware continued to exhibit vulnerabilities, thereby perpetuating the recurrence of system failures. The net benefit analysis indicated that the adverse consequences on service quality and operational efficiency continued to outweigh the perceived advantages. Conclusion: The management of EMR during unplanned downtime at RSUD Wangaya Kota Denpasar has yet to achieve optimal performance, with shortcomings identified across all three HOT-Fit dimensions. The most critical deficiency resides within the organizational dimension, marked by the incompleteness of internal regulations that should serve as the foundation for emergency protocols. Remedial measures are urgently required, including the revision of the Director's Regulation, the formulation of comprehensive SOP for unplanned downtime management, the reinforcement of core technological infrastructure, and the enhancement of staff capacity through periodic training and simulation exercises to mitigate adverse effects and sustain the benefits of EMR implementation.

Pelayanan kesehatan saat ini sudah mulai bergeser dengan menempatkan pasien sebagai pusat pelayanan kesehatan. Kesinambungan pelayanan berjalan baik jika semua pemberi pelayanan mampu memberikan informasi yang dibutuhkan untuk membuat keputusan yang tepat. Penelitian ini adalah penelitian kuantitatif bertujuan untuk menganalisis faktor - aktor yang mempengaruhi penerapan patient centered care di ruang rawat inap RSUD Wangaya Denpasar. menggunakan metode potong lintang (cross sectional), Data dianalisis menggunakan analisis tabulasi silang dan chi square. Data dikumpulkan melalui kuesioner dengan 70 responden yang terpilih dan sesuai dengan kriteria inklusi dan ekslusi. Hasil penelitian didapatkan 50% responden menerapkan pelayanan berfokus pada pasien dengan baik, 81,43 % responden memiliki tingkat pengetahuan baik tentang pelayanan yang berfokus pada pasien, 44,29 % responden mempunyai katagori sikap baik, 48,57 % responden memiliki motivasi tinggi, 50% memiliki ketrampilan baik dalam penerapan pelayanan yang berfukus pada pasien, Hasil uji regresi logistic menunjukkan bahwa pengetahuan merupakan faktor yang paling dominan dalam penerapan pelayanan berfokus pada pasien. Ini ditunjukkan dengan signifikansi (0,048) yang lebih kecil dari nilai taraf nyata (α = 0,05). Koefisien regresi dari Pengetahuan perawat (1,848) yang bertanda positif menunjukkan adanya pengaruh yang positif dan signifikan, nilai Nagelkerke R Square. Nilai tersebut adalah sebesar 0,372. Ini berarti kontribusi pengaruh dari pengetahuan perawat, sikap, motivasi dan keterampilan terhadap penerapan PCC adalah sebesar 37,2%

Transformasi digital melalui penerapan Rekam Medis Elektronik (RME) memerlukan mekanisme autentikasi dokumen yang sah, aman, dan efisien. Tanda Tangan Elektronik (TTE) tersertifikasi menjadi bagian penting dalam menjamin keabsahan dokumen medis sekaligus mendukung efisiensi dan efektivitas proses pengajuan klaim BPJS Kesehatan. Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis implementasi TTE pada RME dalam proses pengajuan klaim BPJS Kesehatan di RSU Mutiasari berdasarkan pendekatan 5M (Man, Money, Material, Market, dan Machine), mengidentifikasi kendala dan peluang implementasi, serta mengevaluasi dampaknya terhadap indikator kinerja rumah sakit. Penelitian menggunakan desain quasi-experimental before-after dengan pendekatan mixed method. Pendekatan kuantitatif dilakukan terhadap 43 tenaga medis pengguna TTE yang dipilih secara purposive sampling serta melalui analisis data sekunder sebelum dan sesudah implementasi TTE, sedangkan pendekatan kualitatif dilakukan melalui wawancara semi-terstruktur dan telaah dokumen. Hasil penelitian menunjukkan bahwa implementasi TTE memberikan dampak positif terhadap proses pengajuan klaim BPJS Kesehatan. Waktu pengiriman klaim menurun dari rata-rata 53 hari menjadi 39 hari atau lebih cepat 26,4%. Biaya tenaga kerja tim casemix menurun dari Rp714.000.000 menjadi Rp552.000.000 per tahun atau lebih efisien 22,69%. Implementasi TTE juga menurunkan penggunaan alat tulis kantor dan biaya percetakan, meningkatkan kepatuhan penggunaan TTE, serta menurunkan angka pending claim. Temuan kualitatif menunjukkan bahwa TTE mempermudah validasi dokumen oleh dokter, mengurangi ketergantungan pada proses manual, dan mempercepat alur administrasi klaim. Namun, implementasi masih menghadapi kendala berupa gangguan jaringan dan sistem, adaptasi pengguna, serta persoalan legalitas pada tahap awal penerapan. Hasil penelitian menunjukkan bahwa keberhasilan implementasi TTE dipengaruhi oleh keterpaduan kesiapan sumber daya manusia, dukungan pembiayaan, pengurangan penggunaan material fisik, kerja sama dengan pihak eksternal, dan keandalan infrastruktur teknologi. Penelitian ini menyimpulkan bahwa implementasi TTE tersertifikasi yang terintegrasi dengan RME di RSU Mutiasari berjalan efektif dan efisien dalam mendukung proses pengajuan klaim BPJS Kesehatan.

Digital transformation through the implementation of Electronic Medical Records (EMRs) requires a valid, secure, and efficient document authentication mechanism. Certified Electronic Signatures (ES) play an important role in ensuring the legal validity of medical documents while supporting the efficiency and effectiveness of the BPJS Kesehatan claim submission process. This study aimed to analyze the implementation of ES in EMRs for the BPJS Kesehatan claim submission process at Mutiasari General Hospital using the 5M approach (Man, Money, Material, Market, and Machine), identify implementation barriers and opportunities, and evaluate its impact on hospital performance indicators. This study employed a quasi-experimental before-and-after design with a mixed-methods approach. The quantitative approach involved 43 medical professionals who used ES and were selected through purposive sampling, as well as an analysis of secondary data before and after ES implementation. The qualitative approach involved semi-structured interviews and document reviews. The results showed that ES implementation had a positive impact on the BPJS Kesehatan claim submission process. The average claim submission time decreased from 53 days to 39 days, representing a 26.4% improvement. Annual casemix team personnel costs decreased from IDR 714,000,000 to IDR 552,000,000, representing a 22.69% efficiency gain. ES implementation also reduced office stationery use and printing costs, increased compliance with ES use, and reduced the pending claim rate. Qualitative findings indicated that ES facilitated document validation by physicians, reduced dependence on manual processes, and accelerated claim administration workflows. However, implementation still faced challenges related to network and system disruptions, user adaptation, and legal issues during the initial implementation phase. The findings indicate that successful ES implementation is influenced by the integration of human resource readiness, financial support, reduced use of physical materials, collaboration with external stakeholders, and reliable technological infrastructure. This study concludes that the implementation of certified ES integrated with EMRs at Mutiasari General Hospital is effective and efficient in supporting the BPJS Kesehatan claim submission process.

Penggunaan teknologi informasi di bidang kesehatan bertujuan untuk meningkatkan kualitas pelayanan kesehatan dan meningkatkan efisiensi dan efektivitas proses pelayanan kesehatan. Rekam Medis Elektronik (RME) adalah salah satu subsistem dari SIMRS yang dijalankan dan berhubungan dengan subsistem atau modul lain yang ada di rumah sakit. RME juga merupakan dokumen pencatatan seluruh kegiatan pelayanan yang diberikan kepada pasien secara terintegrasi dan berkesinambungan serta melibatkan seluruh profesi yang terlibat dalam pelayanan rumah sakit. Standar dalam pelayanan ini dikenal dengan alur klinis atau clinical pathway. Clinical pathway merupakan dokumen dan alat penting dalam mewujudkan tata kelola klinis yang baik di rumah sakit. Dalam penerapannya memadukan RME dan clinical pathway dalam satu sistem diharapkan dapat membantu professional pemberi asuhan dalam mematuhi clinical pathway yang ditetapkan dalam memberikan pelayanan yang efektif dan efisien dengan menjaga mutu pelayanan rumah sakit. Penelitian ini merupakan pengembangan Rekam Medis Elektronik dalam mempermudah penerapan clinical pathway di RSUD Kembangan dengan menggunakan pendekatan metode design thinking. Design thinking melalui lima tahapan yaitu: Empathize, Define, Ideate, Prototype, dan Test. Setelah dibuat pengembangan rekam medis elektronik terpadu clinical pathway di lakukan testing pada 15 profesional pemberi asuhan dengan System Usability Scale (SUS) dengan nilai 77, berarti sistem ini tergolong baik (good), sehingga dapat diterima oleh professional pemberi asuhan. Pada Evaluasi User Experience Questionnaire yang excellent pada . Sistem RME terpadu clinical pathway dapat menjadi solusi dalam penerapan clinical pathway di RSUD Kembangan

Rumah sakit Fatmawati merupakan rumah sakit vertikal kelas B Pendidikan milik Departemen Kesehatan RI, merupakan rumah sakit rujukan untuk wilayah Jakarta Selatan. Dengan dikeluarkannya Peraturan Pemerintah Nomor 117 tahun 2000, maka Rumah Sakit Fatmawati ditetapkan sebagai rumah sakit pemerintah dengan status Perusahaan Jawatan. Rekam medis adalah salah satu sarana pendukung untuk pelayanan kesehatan pasien di rumah sakit, di mana penyelenggaraan rekam medis dimulai saat diterimanya pasien di rumah sakit, diteruskan dengan kegiatan pencatatan data medis pasien selama pasien mendapat pelayanan medis di rumah sakit, dan dilanjutkan dengan penanganan berkas rekam medis yang meliputi penyelenggaraan penyimpanan serta. Hasil dari pemantauan waktu pelayanan rekam medis terhadap 151 berkas rekam medis pasien menunjukan bahwa 95,4 % berkas rekam medis pasien berada di rak penyimpanan berkas rekam medis aktif, 2,6 % berkas rekam medis berada di rak penyimpanan berkas rekam medis in aktif, dan masing - masing 0,7 % berada di ruang rawat dan polildinik. Sedangkan pengembalian berkas rekam medis ke sub bagian rekam medis 61,6 % dilaksanakan setelah seluruh pasien selesai diperiksa oleh dokter, 22,5 % segera setelah pasien selesai diperiksa, dan 15,9 % dilakukan diluar jam kerja. Rata - rata waktu yang diperlukan untuk pelayanan rekam medis di Instalasi Rawat Jalan mulai dari pendaftaran sampai dengan berkas rekam medis diterima di poliklinik adalah 24,82 menit. Rata - rata waktu dari setiap tahapan kegiatan pelayanan rekam medis bervariasi, di mana lama waktu dari pendaftaran sampai persiapan rekam medis adalah 2,67 menit, lama waktu untuk pencatatan pada buku register adalah 3,89 menit, lama waktu untuk pengambilan kembali berkas rekam medis adalah 5,02 menit, lama waktu untuk pencatatan pada buku ekspedisi adalah 4,28 menit, lama waktu untuk penginiman berkas rekam medis adalah 5,42 menit, dan lama waktu penerimaan berkas rekam medis adalah 3,72 menit. Faktor - faktor yang berhubungan dengan kelancaran waktu pelayanan rekam medis antara lain persiapan berkas rekam medis, pencatatan pada buku register, penyeleksian berkas rekam medis per poliklinik pencatatan pada buku ekspedisi, kepadatan rak penyimpanan, keberadaan berkas rekam medis di ruang rawat, keberadaan berkas rekam medis di SMF, keberadaan berkas rekam medis di poliklinik jarak sub bagian rekam medic dengan ruang rawat, jarak sub bagian rekam medis dengan ruang penyimpanan berkas rekam medis in aktif jumlah pasien rawat pengeluaran berkas dari tempat penyimpanan untuk melayani peminjaman apabila diperlukan untuk kepentingan pasien dan keperluan lainnya. Dampak nyata dari terjadinya krisis ekonomi yang terjadi di Indonesia adanya peningkatan pengunjung di Instalasi Rawat Jalan pada tahun 2000 sebesar 35 % dibandingkan tahun 1999. Di mana rata - rata pengunjung per hari 1200 orang. Hal ini tentu saja merupakan suatu beban yang cukup berat bagi rumah sakit Fatmawati khususnya dalam hal penanganan berkas rekam medis pasien. Salah satu indikator mutu pelayanan pasien di rumah sakit Fatmawati adalah waktu tunggu pasien. Waktu tunggu pasien untuk mendapatkan pelayanan kesehatan berkaitan erat dengan waktu pelayanan rekam medis. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui gambaran tentang waktu yang diperlukan untuk pelayanan rekam medic di Instalasi Rawat Jalan Di Rumah Sakit Fatmawati dan bagairnana persepsi pasien dan petugas kesehatan serta faktor - faktor apa yang berhubungan dengan waktu pelayanan rekam medis. Metodologi penelitian ini merupakan penelitian survey dengan pengamatan cross sectional. Pengumpulan data dilakukan dengan mempergunakan lembar formulir pemantauan waktu pelayanan rekam medis selama tiga hari dengan harapan jumlah sampel minimal yang diperlukan tercapai. Analisa yang digunakan adalah analisa univariat yaitu untuk melihat distnibusi variabel bebas dan variabel terikat. Dan analisa bivariat dengan menggunakan uji Pearson's Correlation untuk melihat hubungan waktu pelayanan rekam medis dengan persepsi pasien dan juga persepsi petugas kesehatan. Sedangkan untuk melihat perbedaan persepsi pasien dan persepasi petugas kesehatan terhadap waktu pelayanan rekam medic dilakukan uji statisti ?t sampel berhubungan? (t paired samples correlations) jalan, kerja sama petugas kesehatan dengan petugas rekam medis, ruang kerja petugas rekam medis menjadi satu dengan ruang penyimpanan berkas rekam medic. Hasil uji statistik menunjukan bahwa semakin pendek waktu pelayanan rekam medis maka semakin baik persepsi pasien atas pelayanan rekam medis ( r = -0,112 dengan p = 0,000 ). Hal yang sama juga terjadi dengan persepsi petugas kesehatan, semakin pendek waktu pelayanan rekam medis ternyata semakin baik pula persepsi petugas kesehatan atas pelayanan rekam medis ( r = - 0,121 dengan p = 0,000 ). Jika persepsi pasien dibandingkan dengan persepsi petugas kesehatan, ternyata di antara keduanya ada perbedaan persepsi (t = 0,451 dengan p = 0,000 ). Maka hasil penelitian menyimpulkan bahwa rata - rata lama waktu pelayanan rekam medis adalah 24,82 menit. Semakin pendek waktu pelayanan rekam medis maka semakin baik persepsi pasien atas pelayanan rekam medis. Hal yang sama juga terjadi dengan persepsi petugas kesehatan, semakin pendek waktu pelayanan rekam medis ternyata semakin baik pula persepsi petugas kesehatan atas pelayanan rekam medis. Jika persepsi pasien dibandingkan dengan persepsi petugas kesehatan, ternyata di antara keduanya ada perbedaan persepsi. Dengan diketahui rata-rata waktu pelayanan rekam medis di Instalasi Rawat Jalan, maka dapat dipakai sebagai dasar oleh manajemen rumah sakit Fatmawati untuk menetapkan suatu kebijakan tentang standar waktu pelayanan rekam medis di Instalasi Rawat Jalan.

The Fatmawati hospital is categorized as the B class hospital in vertical education owned by the Indonesian Health Department where the hospitals remarry for south Jakarta territory. This hospital has a capability to perform all kinds of specialist and sub specialist services. Medical record is a supporting tool for health services at this hospital. The performance of medical records begins since the acceptance of a patient in the hospital, continued with registering all patients? data during he gets medical services at the hospital, and finally handling filing in and filing out patient record. One of the impacts of the Indonesian economic crisis increased visitors in Outpatient Department in year 2000 about 35 % compared to 1999. The average visitor comes per day is about 1200 people. This situation absolutely makes a burden to the Fatmawati hospital specifically to the patient's medical record filling. One of the indicators of the patient service quality at Fatmawati Hospital is duration time of waiting for a patient. The waiting time is very connected to the medical record waiting time. The objectives of this research is to have a picture of time needed by the medical record at the Outpatient Department at Fatmawati Hospital, what is patient's and health official perceptions, and what factors are connected to the medical record services time. The methodology research used is survey using cross sectional descriptive. Data collecting used questioner forms that is based on patient's medical records taken for samples. Data collection took 3 days in July 2001. The data is analyzed by univariat to see the distribution of independent and dependent variables. Bivariant analysis uses Pearson's Correlation to see a correlation time services between patient's and health official perceptions. To see the differences patient's and health official's perceptions towards medical record services using "t paired samples correlation". The samples collected and analyzed in this research are 151 medical record's cards. The results of the univariat analysis shows that 95,4 % medical record's patient are at the filing selves of the active medical records, 2,6 % at the filing selves of inactive medical record, and 0,7 % at inpatient rooms and outpatient rooms. The return medical records to medical record department is 61,6 % after all patient services has finished to physical examination by doctors, 22,5% soon after a patient has finished to physical examination by doctor, and 15,9% return medical record after out of working time. Average time of medical record services on outpatient department at Fatmawati hospital is 24.82 minutes, It is distributed by 2.67 minutes for preparing medical records, 3.89 minutes for registration in registration books, 5.02 minutes for retrieving medical, 4.28 minutes for registration of expedition book, 5.42 minutes for sending medical record, and 3.72 minutes for receiving medical record by nurse at the polyclinic. The factors which are correlated with medical record services time are: preparing medical record, registration on registration and expedition book, selection of medical record by policlinic, the density of filing selves, the existing of medical record at inpatient and outpatient rooms, the existing medical record at doctor's office, the distance between medical record department with inpatient room and the filing selves of in active medical records, the sum outpatient per day, coordinating between health staff and medical record staff and the working room of medical record staff and file room medical record becomes one. The result from the bivariat analysis using Pearson correlation is to know how is the correlation between medical record services time to patient's and health official's perceptions, to show correlation coefficient ( r ) between - 0,112 and - 0,121 and p value = 0,000, means that the shorter medical record services time, the better the perceptions of patient's and the health officials' with patient's perceptions compared to health official?s perception, in fact that both has differences perceptions (t = 0.451 and 0.000). Conclusion of the research is that the average medical record services time on outpatient department at Fatmawati hospital is 24.82 minutes, if comparing with the average visitors per day about 1200 peoples, it shows that the shorter medical record services time will be the better patient perception on medical record services. And so the shorter medical record services time will be the better health official perception on medical record services. By knowing the average of medical recording services time, the management can make a policy to decide a standard of medical record services time on outpatient department at Fatmawati Hospital. Medical record linkage