Abstrak: Pelayanan Farmasi merupakan salah satu penunjang pelayanan kesehatanyang bermutu di rumah sakit, sehingga perbekalan farmasi terutama obat memerlukan pengelolaan dengan konsep manajemen logistik yang bermutu. Ditemukannya data stock out sebanyak 52,8% obat SMF internist dengan yang tidak terdaftar di formularium sebanyak 36%. Tujuan dari penelitian ini adalahuntuk mengetahui pengendalian obat SMF internist menggunakan metodeAnalisis ABC indeks kritis. Penelitian ini memberikan gambaran mengenai proses pengendalian persediaan obat SMF Internist dengan menggunakan metode Analisis ABC di RSU Hasanah Graha Afiah Tahun 2011. Penelitian ini merupakan penelitian deskriptif kualitatif dengan 2 orang informan dan 2 orang user (dokter internist), Hasil penelitian ini menunjukkan kelompok A indeks kritis terdiri atas 57 item (11%) dengan nilai investasi Rp.165.566.630, kelompok Bterdiri atas 241 item obat (46%) dengan nilai investasi Rp. 357.334.193, kelompokC terdiri atas 214 item obat (41%) dengan nilai investasi Rp. 24.887.825 .Kata kunci : Pengendalian Persediaan, Obat SMF Internist, ABC Indeks Kritis

---

Pharmacy services is one of supporting health sevices in hospitals, so thatthe drug primarily pharmaceuticals require management to logistics managementconcept of quality. Data discovery of as much as 52,8% stock out SMF Internistdrug that is not listed on formulary as much as 36% . The purpose of this studywas to determine the drug control internist SMF ABC analysis method in RSUHasanah Graha Afiah in 2011. This research is a qualitative descriptive study withtwo informants and 2 user (physician internist), the results of this studydemonstrate the critical index of group A consisted of 57 items (46%) with aninvestment of Rp.165.566.630, group B consisted of 241 drug items (46%) withann investment of Rp. 357.334.193, group C consisted of 214 drug items (41%)with an investment of Rp.24.887.825Key words:Inventory control drugs, internist, ABC index critical.

Abstrak:

Penelitian ini dilatarbelakangi oleh adanya tuntutan perkembangan perumahsakitan di Indonesia yang semakin kompleks namun harus tetap mengutamakan mutu pelayanan, efektifitas dan efisiensi. Obat-obatan sebagai alat utama penyembuhan pasien merupakan biaya rutin terbesar rumah sakit (40%-50%), disamping itu jenis, sediaan, dan harganya yang semakin banyak dan bervariasi (lebih kurang 7000 jenis) mengharuskan manajemen untuk mengendalikan persediaan obat dengan bijaksana. UGD RSU FK-UKI sebagai tempat penelitian belum menerapkan sistem pengendalian persediaan obat berbasis evidence. Tujuan penelitian ini adalah menganalisis persediaan obat di UGD RSU FK-UKI berdasarkan indeks kritis ABC agar dapat diambil langkah-langkah kebijaksanaan yang relevan dalam upaya pengendaliannya. Jenis penelitian ini merupakan studi kasus dengan pendekatan kuantitatif dan kualitatif. Data persediaan obat dianalisis dan dikelompokkan berdasarkan indeks kritis ABC, informasi mengenai kebijakan pengendalian persediaan obat diperoleh melalui interview mendalam. Hasil penelitian menunjukkan bahwa pengendalian formal menimbulkan permasalahan dalam persediaan obat. Hal ini diakibatkan oleh makin bervariasinya sediaan obat, tingkat penggunaan, dan perilaku para dokter pengguna sediaan. Setiap sediaan mempunyai karakteristik yang berbeda berdasarkan nilai inventory costasi, nilai pemakaian dan nilai kritisnya dalam pengobatan pasien. Ketiga faktor ini menjadi dasar pertimbangan manajemen dalam mengeluarkan kebijakan pengendalian obat secara ilmiah dan dapat dipertanggungjawabkan. Perbedaan karakteristik setiap obat diatas menjadi dasar perlakuan manajemen terhadap masing-masing obat sesuai dengan pengelompokannya. Kebijakan pengendalian obat dalam perencanaan, pengadaan, distribusi dan penggunaan sesuai dengan pengelompokan diatas dapat menghindarkan dan meminimisasi pemborosan biaya persediaan obat dan meningkatkan mutu pelayanan.

---

 

Policy of Drug Inventory Control Based on Analysis of Critical Indexes of ABC at Emergency Care Unit in General Hospital of Medical Faculty of Universitas Kristen Indonesia in the year 2001The background of the research was the fact that the development of hospital services in Indonesia was increasingly complex, however emphasized on quality, efficiency and effectiveness of the services. Drug as the main material of therapy was the biggest operational cost (40%-50%), beside that it was vary extremely in specificity (7000 spec.), packing and cost made the management has to control drug inventory wisely. Emergency Care Unit in General Hospital of Medical Faculty of Universitas Kristen Indonesia as the place of research was still not performing the drug inventory control system based on evidence. The purpose of this research was to analyze drug inventory in Emergency Care Unit in General Hospital of Medical Faculty of Universitas Kristen Indonesia based on Critical Indexes of ABC in case of making the relevant policies to control them. This type of research was a case study with a quantitative and qualitative approach. Drug inventory data in the year of 2001, consisting of 138 drug items was analyzed and classified by ABC Critical Indexing. The information of inventory control policies was obtained from in-depth interviews. The result from the research showed that the formal controlling makes many problems for drug inventory. It's happened because inventory variety, grade of utility, and behavior of the physicians use the medicine. Each item of inventory must be treated individuals in inventory planning. This treatment was varies by inventory cost value, utility value, and critical index of each drug. Three factors must be the basis of management to issue the policy of drug inventory in law of scientific and accountable. The differences of drug characteristic could be basic of management to treat each drug depend on its classification. Policy of drug inventory in planning, purchasing, distribution and use refer to the classification in order to prevent and minimize unnecessary cost of drug inventory either to increase the quality of service.

Abstrak: Rumah sakit memiliki fungsi utama yaitu menyelenggarakan kesehatan yangparipurna melalui usaha promotif, preventif, kuratif dan rehabilitatif. Pelayananfarmasi merupakan kegiatan bagian yang tak terpisahkan dari sistem pelayanankesehatan pelayanan kesehatan yang berorientasi kepada pelayanan pasien danpenyediaan obat yang bermutu. Pada data pemakaian obat pada tahun 2011didapat total investasi RS untuk pembelian obat antibiotik sebesar Rp.1.866.502.206 dan terjadi kekosongan pada persediaan obat sehingga pemberianobat kepada pasien tidak tepat jumlah. Penelitian ini menggunakan analisis ABCuntuk mengetahui pengelompokan obat berdasarkan katagori A, B dan C sertaperhitungan EOQ dan ROP. Pengumpulan data dilakukan dengan telaahdokumen, kuesioner dan wawancara mendalam kepada informan. Hasil penelitianini menunjukkan obat kelompok A terdiri dari 11 item obat dengan persentase sebesar 4,25 % dari total obat dengan nilai investasi Rp. 876.329.723. Padakelompok B terdiri 96 item obat dengan persentase 37, 07 % dari total obatdengan nilai investasi Rp. 785.005.348. Sedangkan sisanya, 152 item obat dengan persentase 58, 68 % dari total obat dengan nilai investasi Rp. 205.166.955merupakan kelompok C. Sedangkan perhitungan ekonomis pada kelompok Adidapat bervariasi antara 3 hingga 67 unit untuk sekali pesan. Sedangkan ROP untuk obat kelompok A indeks kritis didapat titik pesan kembali untuk obatantibiotik bervariasi dari 9 hingga 126 unit. Untuk mengantisipasi terjadinyakekurangan obat (stock out), maka ROP dapat dikombinasikan dengan safetystock. Dari hasil penelitian, rumah sakit melakukan analisis ABC untuk mengetahui kelompok obat sehingga dapat dilakukan pengawasan yang ketat.

Kata kunci : Analisis ABC, Pengendalian Obat, Farmasi

---

The hospital has a main function that is held through a joint plenary healthpromotive, preventive, curative and rehabilitative. Pharmacy services are anintegral part of the activities of the health care system-oriented health services andthe provision of patient care quality medicines. On drug consumption in 2011obtained a total investment of RS to purchase antibiotics Rp. 1,866,502,206 and avacancy occurs on the drug supply so that application of the drug is notappropriate number. This study uses ABC analysis to determine the classificationof drugs based on category A, B and C as well as the calculation of EOQ andROP. Results was collected through document review, questionnaires andinterview the informant. The results of this study showed the drug group Aconsisted of 11 items with a percentage of the drug is 4.25% of the total drugswith an investment of Rp. 876.329.723. In group B, comprised 96 items with apercentage of 37,07% of the total drugs with an investment of Rp. 785.005.348. Ingroup C have 152 items with a percentage of the drug 58,68% of the total drugwith an investment of Rp. 205.166.955. While the economic calculations in groupA gained varies between 3 and 67 units for a single message. While the ROP forthe drug group A critical indices obtained reorder point for antibiotics varies from9 to 126 units. To anticipate stock out, then the ROP can be combined with thesafety stock. From the research, hospitals ABC analysis to determine the drug so itcan be done surveillance.

Key : ABC analysis, inventory control, farmacy

Abstrak: Latar Belakang. Pengendalian persediaan perbekalan farmasi dengan mempergunakan sistem komputer secara terintegrasi bukanlah hal yang mudah untuk dilaksanakan, mengingat banyak aspek yang terkait yang perlu dipersiapkan dengan baik, dimana kebijakan persediaan perbekalan farmasi dan pencatatan akuntansi harus jelas, sistem informasi pengelolaan persediaan harus didesain dengan tepat, sumber daya manusia yang terlibat harus disiplin agar pelaporan dari persediaan perbekalan farmasi diperoleh dengan tepat dan akurat, tidak ada selisih antara pelaporan fisik dan pencatatan akuntansi. Tujuan. Penelitian ini dilakukan untuk mengetahui dan menganalisa informasi mengenai faktor penyebab selisih laporan persediaan perbekalan farmasi di Instalasi Farmasi dengan laporan persediaan di Bagian Keuangan. Penelitian dilakukan di Instalasi Farmasi dan Bagian Keuangan terhadap data bulan Januari sampai dengan Desember 2004. Metode. Jenis penelitian yang dipilih adalah deskriptif analitik dengan pendekatan kualitatif melalui wawancara mendalam. Hasil. Hasil penelitian menunjukkan bahwa belum ada kebijakan persediaan perbekalan farmasi secara tertulis yang menyebabkan terjadi persepsi yang berbeda antar unit terkait, belum tersosialisasinya standar operasional prosedur persediaan perbekalan farmasi mengakibatkan kegiatan pengelolaan perbekalan farmasi bersama unit terkait tidak berjalan dengan baik, belum lengkapnya standar operasional prosedur tentang pencatatan akuntansi persediaan perbekalan yang mengakibatkan keragu-raguan terhadap hasil pencatatan yang ada, sumber daya manusia yang belum memahami sistem persediaan perbekalan farmasi sehingga terjadi tidak konsistennya petugas dalam menjalankan tugas yang telah ditetapkan dan belum berjalannya pengawasan terhadap dokumen penunjang yang mengakibatkan keraguan terhadap hasil keakuratan laporan persediaan perbekalan farmasi. Selain daripada itu program komputer yang mendukung terlaksananya pengendalian persediaan perbekalan farmasi mempunyai masalah dalam hal perangkat lunak (software) yaitu jaringan komputer yang mengakibatkan terjadinya hang dan fatal error, maupun perangkat keras (hardware) yaitu sistem kabeling dan konektor yang mengakibatkan terjadinya keterlambatan informasi. Kesimpulan : perlu disusun kebijakan persediaan perbekalan farmasi dan kebijakan akuntansi persediaan dengan SK Direktur, perlu dilakukannya penyempurnaan alur proses persediaan perbekalan farmasi di Instalasi Farmasi, perlu dikembangkannya alur proses persediaan perbekalan farmasi di Bagian Keuangan dengan mmenggunakan dokumen bukti pengeluaran obat dan alat kesehatan sebagai fungsi pengontrolan, agar dievaluasi SOP di Instalasi Farmasi (obat racikan dihitung sampai nilai desimal), perlu dibuatnya SOP di Bagian Keuangan dan disesuaikan dengan SOP lainnya, diperlukan pelatihan tentang manajemen logistik yang terintegrasi bagi para petugas struktural dan pelaksana, perlu adanya pengkajian ulang terhadap struktur organisasi di Instalasi Farmasi dan Bagian Keuangan, serta perlu dikembangkannya program komputer baik software maupun hardware, sehingga selisih antara laporan persediaan perbekalan farmasi di Instalasi Farmasi (nilai fisik) dengan laporan persediaan perbekalan farmasi di Bagian Keuangan (nilai General Ledger) dapat diminimalisasi seoptimal mungkin. Kata Kunci : farmasi, inventori, General Ledger.

---

Background. Pharmacy inventory controlling using integrated computer system is not a simple task to be done because the system depend on many aspects such as pharmacy regulation including a clear accountancy administration, a good pharmacy information system, good and discipline human resources so that report from pharmacy inventory system will be accurate and exact and there are no differences between physical report and accountancy report. Purpose. The purpose of this study is to analyzing and identifying the cause factors related to the discrepancy between inventory report in Pharmacy Unit and pharmacy inventory report in Finance Division. This is research a descriptive-analytical which is conducted by means of qualitative approach. Methodes. The qualitative data collection is conducted using in-depth interview methode and data base from January to December 2004. The research is contucted in Pharmacy Unit and Finance Division at Ibu dan Anak HERMINA. Result. The result of this research showed that the dicrepancy between pharmacy inventory and accounting reports are caused by unwritten regulation on pharmacy inventory, unsocialized procedure standart related to pharmacy inventory, incomplete procedure standart on Accuntancy Unit, and minimal controlling in checking and cross checking between physical report and accountancy report. Besides that the computer program which support pharmacy inventory control have several problems in their sofware and hardware system. Conclusion. It is recommended recommendations that the hospital should develop the procedure standart in managing pharmacy inventory related to Pharmacy Unit, Finance Division, Electronic Data Processing (EDP). Therefore discrepancy between pharmacy inventory report (physical evidence) with finance report (general ledger point) can be minimized. Keywords : Pharmacy, inventory, General Ledger.