Abstrak: Latar Belakang. Pengendalian persediaan perbekalan farmasi dengan mempergunakan sistem komputer secara terintegrasi bukanlah hal yang mudah untuk dilaksanakan, mengingat banyak aspek yang terkait yang perlu dipersiapkan dengan baik, dimana kebijakan persediaan perbekalan farmasi dan pencatatan akuntansi harus jelas, sistem informasi pengelolaan persediaan harus didesain dengan tepat, sumber daya manusia yang terlibat harus disiplin agar pelaporan dari persediaan perbekalan farmasi diperoleh dengan tepat dan akurat, tidak ada selisih antara pelaporan fisik dan pencatatan akuntansi. Tujuan. Penelitian ini dilakukan untuk mengetahui dan menganalisa informasi mengenai faktor penyebab selisih laporan persediaan perbekalan farmasi di Instalasi Farmasi dengan laporan persediaan di Bagian Keuangan. Penelitian dilakukan di Instalasi Farmasi dan Bagian Keuangan terhadap data bulan Januari sampai dengan Desember 2004. Metode. Jenis penelitian yang dipilih adalah deskriptif analitik dengan pendekatan kualitatif melalui wawancara mendalam. Hasil. Hasil penelitian menunjukkan bahwa belum ada kebijakan persediaan perbekalan farmasi secara tertulis yang menyebabkan terjadi persepsi yang berbeda antar unit terkait, belum tersosialisasinya standar operasional prosedur persediaan perbekalan farmasi mengakibatkan kegiatan pengelolaan perbekalan farmasi bersama unit terkait tidak berjalan dengan baik, belum lengkapnya standar operasional prosedur tentang pencatatan akuntansi persediaan perbekalan yang mengakibatkan keragu-raguan terhadap hasil pencatatan yang ada, sumber daya manusia yang belum memahami sistem persediaan perbekalan farmasi sehingga terjadi tidak konsistennya petugas dalam menjalankan tugas yang telah ditetapkan dan belum berjalannya pengawasan terhadap dokumen penunjang yang mengakibatkan keraguan terhadap hasil keakuratan laporan persediaan perbekalan farmasi. Selain daripada itu program komputer yang mendukung terlaksananya pengendalian persediaan perbekalan farmasi mempunyai masalah dalam hal perangkat lunak (software) yaitu jaringan komputer yang mengakibatkan terjadinya hang dan fatal error, maupun perangkat keras (hardware) yaitu sistem kabeling dan konektor yang mengakibatkan terjadinya keterlambatan informasi. Kesimpulan : perlu disusun kebijakan persediaan perbekalan farmasi dan kebijakan akuntansi persediaan dengan SK Direktur, perlu dilakukannya penyempurnaan alur proses persediaan perbekalan farmasi di Instalasi Farmasi, perlu dikembangkannya alur proses persediaan perbekalan farmasi di Bagian Keuangan dengan mmenggunakan dokumen bukti pengeluaran obat dan alat kesehatan sebagai fungsi pengontrolan, agar dievaluasi SOP di Instalasi Farmasi (obat racikan dihitung sampai nilai desimal), perlu dibuatnya SOP di Bagian Keuangan dan disesuaikan dengan SOP lainnya, diperlukan pelatihan tentang manajemen logistik yang terintegrasi bagi para petugas struktural dan pelaksana, perlu adanya pengkajian ulang terhadap struktur organisasi di Instalasi Farmasi dan Bagian Keuangan, serta perlu dikembangkannya program komputer baik software maupun hardware, sehingga selisih antara laporan persediaan perbekalan farmasi di Instalasi Farmasi (nilai fisik) dengan laporan persediaan perbekalan farmasi di Bagian Keuangan (nilai General Ledger) dapat diminimalisasi seoptimal mungkin. Kata Kunci : farmasi, inventori, General Ledger.

---

Background. Pharmacy inventory controlling using integrated computer system is not a simple task to be done because the system depend on many aspects such as pharmacy regulation including a clear accountancy administration, a good pharmacy information system, good and discipline human resources so that report from pharmacy inventory system will be accurate and exact and there are no differences between physical report and accountancy report. Purpose. The purpose of this study is to analyzing and identifying the cause factors related to the discrepancy between inventory report in Pharmacy Unit and pharmacy inventory report in Finance Division. This is research a descriptive-analytical which is conducted by means of qualitative approach. Methodes. The qualitative data collection is conducted using in-depth interview methode and data base from January to December 2004. The research is contucted in Pharmacy Unit and Finance Division at Ibu dan Anak HERMINA. Result. The result of this research showed that the dicrepancy between pharmacy inventory and accounting reports are caused by unwritten regulation on pharmacy inventory, unsocialized procedure standart related to pharmacy inventory, incomplete procedure standart on Accuntancy Unit, and minimal controlling in checking and cross checking between physical report and accountancy report. Besides that the computer program which support pharmacy inventory control have several problems in their sofware and hardware system. Conclusion. It is recommended recommendations that the hospital should develop the procedure standart in managing pharmacy inventory related to Pharmacy Unit, Finance Division, Electronic Data Processing (EDP). Therefore discrepancy between pharmacy inventory report (physical evidence) with finance report (general ledger point) can be minimized. Keywords : Pharmacy, inventory, General Ledger.

Abstrak: Persentase obat yang ditebus di Rumah Sakit Awal Bros Panam tahun 2015 hanya 83%dengan salah satu penyebabnya adalah kekosongan obat di apotek unit farmasi. Penelitianyang bertujuan menganalisis pengelolaan penyediaan dan pengendalian logistik farmasi inimenggunakan analisis ABC (Pareto Analysis), Analisis ABC Pemakaian, ABC Investasi danABC Indeks Kritis. Studi menghasilkan prioritas pengadaan jenis obat dari 1888 item, denganrekapitulasi sesuai dengan aplikasi formula analisis ABC. Peramalan kebutuhan logistikfarmasi dilakukan dengan menggunakan Mean Absolute Deviation (MAD) dengan metodeSingle Moving Average. Hasil analisis safety stock obat logistik farmasi golongan fast movingadalah pemesanan dengan menghitung kebutuhan stok selama tujuh hari, golongan slowmoving dihitung untuk kebutuhan obat dalam tiga hari. Golongan obat life saving wajib dipantau ketersediaannya walaupun beberapa item obatnya bukan obat yang mahal. Didapatkanperputaran waktu pemesanan atau Inventory Turn Over (ITOR) 1 tahun adalah sebesar 12,1kali untuk obat Ceftriaxone 1 G injeksi. Pembayaran klaim BPJS yang cenderung terlambatmenyebabkan Rumah Sakit menghadapi kesulitan dalam pembayaran pembelian obat kepadadistributor. Akibatnya pemesanan tidak dapat dipenuhi dan terjadi kekosongan obat.Disarankan kepada pihak Rumah Sakit dapat melakukan pemetaan dan penetapan prioritassediaan obat untuk periode tertentu.
Kata Kunci: Logistik Farmasi, Analisis ABC, Inventory Turn Over (ITOR), Safety Stock.

---

Percentage of drugs that are redeemed at Awal Bros Hospital Panamin 2015 was only 83%with one cause was unavailable drugs in pharmacy unit. This study aims to analyze themanagement of the supply and control of these pharmaceutical logistics. This study was usingABC analysis (Pareto Analysis) method, ABC Quantity Analysis, ABC Investment Analysisand ABC Critical Index Analysis. The study resulted the recapitulation of drug procurementpriorities from 1888 item using pareto analysis formula application. Forecasting ofpharmaceutical logistics was done by using the Mean Absolute Deviation (MAD) with SingleMoving Average method. Analysis of safety stock drug based on fast moving group resultedthe re- order point for seven days, while slow moving group has resulted re-order point forthree days. Monitoring availability of Life saving drugs is crtitical eventhough some itemsare not considered as expensive drugs. The study also found that the Inventory Turn Over(ITOR for ) 1 year was 12.1 times for drug Ceftriaxone 1 G injection. Delayed payment fromBPJS has resulted the challenge of hospital to purchase drugs and has made anavailabledrugs.It is suggested to conduct mapping and prioritization of drug for a particular period.
Keywords: Pharmaceuticals Logistics, Pareto Analysis, Inventory Turn Over (ITOR), SafetyStock.

Abstrak: Pengelolaan obat adalah salah satu aspek manajemen rumah sakit yang sangat penting dalam usaha pelayanan kesehatan masyarakat. Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis pengelolaan obat di instalasi farmasi Rumah Sakit Stroke Nasional Bukitinggi. Metode penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah studi kasus dengan menggunakan pendekatan kualitatif. Hasil penelitian menunjukkan proses pengelolaan dan pengendalian yang dilakukan selama ini belum berjalan dengan baik terlihat dari masih tingginya angka kekosongan obat pada tahun 2017 yaitu 7,6% dari 421 jenis obat setiap bulannya dan jumlah obat kadaluwarsa yaitu sebesar 10,45% yang seharusnya 0%. Perencanaan dengan memprioritaskan pembelian kelompok VA, EA dan NA perlu dilakukan untuk mencegah terjadinya kekosongan obat. Untuk mencegah tingginya jumlah obat kadaluwarsa adalah dengan penghitungan jumlah obat yang dipesan berdasarkan penghitungan ROP dan Safety Stock. Kelompok VA merupakan kelompok dengan prioritas utama dalam pengadaan terdiri dari 10 macam obat dengan NS 500cc infus sebagai obat terpenting dalam kelompok. NS 500 cc infus membutuhkan Safety Stock 23.400 sebesar dengan nilai ROP 34.860.
Kata Kunci : Penglolaan, pengendalian, farmasi, obat

---

Drug management is one important aspect of hospital management. This study is aiming at analysing drug management in pharmacy unit National Stroke Hospital Bukittinggi. This case study was using qualitative approach. The study revealed that drug management and monitoring controlling were not well performed. A high percentage of drug stock out in 2017 was found 7,6% out of 421 drugs item each month, while number of expired drugs was high, reaching 10,45% compared to 0% as target.. Planning to prioritize purchasing of drugs using VA, EA and NA drug need to implement in order to prevent stock out. To avoid expired drug, hospital need to purchased based on ROP and Safety Stock. VA group is the highest priority that include 10 drug item where NS 500 cc infusion fluid is the top one in the group. NS 500 cc infusion fluid would need Safety Stock as much as 23.400 number as Safety Stock and ROP 34.860.
Keywords : Management, control, pharmacy, drug