Waktu tunggu pelayanan resep merupakan salah satu indikator mutu unit pelayanan farmasi rumah sakit. Indikator mutu waktu tunggu pelayanan obat pada tahun 2021-2023 yang tidak mencapai standar menjadi masalah yang harus diselesaikan di RS St. Carolus Summarecon Serpong karena mengakibatkan penurunan kepuasan pasien dan berpotensi menyebabkan kehilangan resep yang tidak ditebus pasien di rumah sakit. Penelitian ini menggunakan desain penelitian operational research dengan pendekatan kualitatif. Pengambilan data dilakukan pada bulan Mei-Agustus 2024 di unit farmasi rawat jalan dengan jumlah sampel 97 resep obat jadi dan 95 resep obat racikan. Observasi langsung dilakukan dengan metode time motion study, wawancara dengan informan terpilih dan telaah dokumen. Pada kondisi current state, lead time untuk resep obat jadi adalah 17 menit 56 detik, sedangkan lead time untuk resep obat racikan adalah 30 menit 26 detik. Dari hasil identifikasi waste baik pada obat jadi maupun racikan, diperoleh jenis waste yang terbanyak adalah waste waiting. Akar masalah penyebab terjadinya waste diperoleh operator call center yang sibuk dan kendala jaringan saat melakukan konfirmasi penjaminan, scanner barcode alat kesehatan tidak berfungsi optimal, sistem penginputan tindakan medis oleh dokter belum dijalankan, keterbatasan tenaga di farmasi serta bahan obat racikan yang terletak jauh dari tempat peracikan dan tidak ada yang membantu pengambilan bahan obat racikan. Intervensi Lean Six Sigma yang diterapkan menggunakan tools heijunka, standarisasi kerja, 5S dan visual management berhasil menurunkan lead time sebesar 30,8% untuk resep obat jadi dan sebesar 36,4% untuk resep racikan. 

Waiting time for prescription services is one of the quality indicators of a hospital’s pharmacy service. Quality indicators for the waiting time for prescription services in 2021-2023 that did not meet the standards had became a problem that needs to be resolved at RS St. Carolus Summarecon Serpong as it resulted in decreased patient satisfaction and potentially caused the loss of prescriptions that were not redeemed by patients at the hospital. This study used an operational research design with a qualitative approach. Data collection was carried out in May-August 2024 at the outpatient pharmacy unit with a sample size of 97 finished drug prescriptions and 95 compounded drug presciptions. Direct observation was carried out using the time motion study method, interviews with selected informants and document review. In the current state condition, the lead time for finished drug prescriptions was 17 minutes 56 seconds, while the lead time for compounded drug prescriptions was 30 minutes 26 seconds. From the identification of waste in both finished and compounded drugs, the type of waste that was most abundant was waiting waste. The root causes of waste were identified as busy call center operators and network constraints when confirming insurance, the barcode scanner of the medical equipment not functioning optimally, the system for inputting medical actions by doctors had not being implemented, limitations of personnel in the pharmacy, compounding drug materials located far from the compounding location, and finally no one to assist in taking the compounding drug materials. Lean Six Sigma interventions applied using heijunka tools, work standardization, 5S, and visual management successfully reduced lead time by 30.8% for finished drug prescriptions and for compounded drug prescriptions decreased by 36.4%.

Pendahuluan: Waktu tunggu pelayanan obat rawat jalan non racikan dan racikan di Instalasi Farmasi RS Mitra Husada belum mencapai standar nasional yaitu ≤30 menit untuk obat non racikan dan ≤60 menit obat racikan sehingga masih menjadi keluhan bagi RS. Penelitian ini bertujuan menganalisis waktu tunggu pelayanan obat dengan menggunakan konsep Lean Hospital di Instalasi Farmasi RS Mitra Husada. Metode: Penelitian ini adalah deskriptif kualitatif dengan action research, pengambilan data dilakukan pada bulan Mei dan Juni 2022 di Instalasi Farmasi Rawat Jalan. Sampel yang diambil berjumlah 98 resep obat non racikan dan 100 obat racikan. Pengamatan langsung menggunakan lembar observasi VSM dan lembar waste, wawancara dengan informan menggunakan lembar wawancara. Analisis kuantitatif menggunakan SPSS dan kualitatif dengan mengolah data primer, sekunder dan wawancara. Hasil: Pada kondisi current state waktu yang dibutuhkan untuk pelayanan setiap 1 resep (lead time) untuk resep non racikan adalah 63,54 menit dari standar nasional ≤ 30 menit dengan waste 87,5% nya, sedangkan lead time untuk resep racikan adalah 106,5 menit dari standar nasional ≤ 60 menit dengan waste 81,82%. Pada analisa kegiatan non value added terdapat 22 kegiatan yang termasuk dalam waste, tertinggi ada pada kategori waste waiting dantransportation. Root cause analysis dengan metode 5 why’s menyimpulan bahwa akar masalah utama pada penelitian ini pada man. Kesimpulan: Dengan metode lean hospital dapat mengetahui capaian waktu tunggu pelayanan obat rawat jalan, waste dan akar penyebab masalah hingga desain rancangan perubahan sebagai upaya perbaikan berupa desain perbaikan jangka pendek yaitu menggunakan lean kaizen, PDCA, 5S, Visual management dan heijunka, jangka menengah dan panjang. Kata kunci: Waktu tunggu obat, lean, Rawat Jalan, Farmasi

Pendahuluan: Waktu tunggu pelayanan obat rawat jalan non racikan dan racikan di Instalasi Farmasi RS Mitra Husada belum meIntroduction: The waiting time for non compounding and compounding outpatient services at the Pharmacy Installation of Mitra Husada Hospital has not yet reached the national standard, namely 30 minutes for non compounding drugs and 60 minutes for compounding drugs so it is still a complaint for hospitals. This study aims to analyze the waiting time for drug services using the Lean Hospital concept at the Pharmacy Installation of Mitra Husada Hospital. Methods: This research is descriptive qualitative with action research, data collection was carried out in May and June 2022 at the Outpatient Pharmacy Installation. The samples taken amounted to 98 non compounding drug prescriptions and 100 compounding drugs. Direct observations using VSM observation sheets and waste sheets, interviews with informants using interview sheets. Quantitative analysis using SPSS and qualitative by processing primary, secondary and interview data. Results: In the current state, the time required for service for every 1 recipe (Lead Time) for non-compounding recipes is 63.54 minutes from the national standard 30 minutes with 87.5% waste, while the Lead Time for compounding recipes is 106, 5 minutes from the national standard 60 minutes with 81.82% waste. In the analysis of non-value added activities there are 22 activities that are included in the waste, the highest is in the category of waste waiting and transportation. Root cause analysis with the 5 why's method concludes that the main root cause of this research is man. Conclusion: With the lean hospital method, we can find out the waiting time for outpatient drug services, waste and the root causes of the problem to the design of the change design as an improvement effort in the form of short,with lean kaizen, PDCA, 5S, Visual management and heijunka tools and medium and long term improvement designs. Key words: Drug waiting time, lean, Outpatient, Pharmacyncapai standar nasional yaitu ≤30 menit untuk obat non racikan dan ≤60 menit obat racikan sehingga masih menjadi keluhan bagi RS. Penelitian ini bertujuan menganalisis waktu tunggu pelayanan obat dengan menggunakan konsep Lean Hospital di Instalasi Farmasi RS Mitra Husada. Metode: Penelitian ini adalah deskriptif kualitatif dengan action research, pengambilan data dilakukan pada bulan Mei dan Juni 2022 di Instalasi Farmasi Rawat Jalan. Sampel yang diambil berjumlah 98 resep obat non racikan dan 100 obat racikan. Pengamatan langsung menggunakan lembar observasi VSM dan lembar waste, wawancara dengan informan menggunakan lembar wawancara. Analisis kuantitatif menggunakan SPSS dan kualitatif dengan mengolah data primer, sekunder dan wawancara. Hasil: Pada kondisi current state waktu yang dibutuhkan untuk pelayanan setiap 1 resep (lead time) untuk resep non racikan adalah 63,54 menit dari standar nasional ≤ 30 menit dengan waste 87,5% nya, sedangkan lead time untuk resep racikan adalah 106,5 menit dari standar nasional ≤ 60 menit dengan waste 81,82%. Pada analisa kegiatan non value added terdapat 22 kegiatan yang termasuk dalam waste, tertinggi ada pada kategori waste waiting dantransportation. Root cause analysis dengan metode 5 why’s menyimpulan bahwa akar masalah utama pada penelitian ini pada man. Kesimpulan: Dengan metode lean hospital dapat mengetahui capaian waktu tunggu pelayanan obat rawat jalan, waste dan akar penyebab masalah hingga desain rancangan perubahan sebagai upaya perbaikan berupa desain perbaikan jangka pendek yaitu menggunakan lean kaizen, PDCA, 5S, Visual management dan heijunka, jangka menengah dan panjang. Kata kunci: Waktu tunggu obat, lean, Rawat Jalan, Farmasi